Archieven ontstaan en groeien op een spontane manier. Soms ontstaat de neiging om bij een ordening of een verhuis het archief door elkaar te halen, vaak met goede bedoelingen. In veel gevallen is dit echter nefast. Waarom dit zo is, lees je hieronder.
Een archief wordt gevormd door een archiefvormer en een archiefstuk hoort enkel thuis in het archief waarvoor het bestemd is. Dit noemen we het herkomstbeginsel. Bijvoorbeeld, een brief verstuurd door Stanley en daadwerkelijk ontvangen door koningin Victoria hoort thuis in het archief van koningin Victoria - en niet in dat van Stanley - omdat zij die brief ontving. Gaat het om een kladversie van die brief, die Stanley zelf bijhield, dan hoort die kladversie thuis in het Stanley-archief omdat die kladversie nooit werd verstuurd.
Een archiefvormer brengt, soms onbewust, structuur aan in de archiefstukken die hij of zij creëert of ontvangt. Het is belangrijk dat die oorspronkelijke structuur behouden blijft, of hersteld wordt. Dit noemen we het structuurbeginsel. De secretaris van een vereniging kan bijvoorbeeld de bestuursverslagen chronologisch noteren in schriftjes, terwijl de penningmeester de financiële jaarverslagen met bijbehorende correspondentie bundelt.
Bij een archief is de context van de archiefstukken zeer belangrijk. Met context wordt de structuur bedoeld waarin de stukken geplaatst zijn en hun onderliggende verbanden. De archiefvormer zelf weet meestal zijn eigen stukken te begrijpen en terug te vinden, maar voor een buitenstaander is het lastiger zonder die contextinformatie. Doordat het archiefstuk op een bepaalde plaats tussen andere documenten bewaard is, kunnen we de informatie juist interpreteren en begrijpen.
Een voorbeeld:
Een losse brief vertelt ons enkele feiten: een vraag van persoon X aan persoon Y over het huren van een partytent. Andere vragen blijven onbeantwoord, zoals: wie zijn deze personen? Waarom willen ze een tent huren? De inhoud en betekenis van de brief worden pas echt duidelijk als we hem in verband kunnen brengen met andere stukken uit het archief. Het kan één brief zijn uit een briefwisseling, waaruit een hele dialoog blijkt. Of de brieven kunnen handelen over een onderwerp dat later ook in een vergadering werd besproken, waardoor weer andere acties zijn ondernomen en documenten zijn gecreëerd. Als we de brief meteen in zijn context kunnen zien - bijvoorbeeld in het archief van een jeugdvereniging in een dossier over de organisatie van een pannenkoekenbak - weten we onmiddellijk hoe we de inhoud moeten interpreteren.
Bij digitale bestanden zijn metadata erg belangrijk omdat zij er mee voor zorgen dat we bestanden kunnen interpreteren. Metadata van een archiefbestand zijn bijvoorbeeld informatie over de auteur, de datum, de dienst, de handeling, de grootte, het formaat enzovoort. Het zijn contextgegevens voor digitale bestanden.
Daarom is het belangrijk om de structuur van een archief zo weinig mogelijk te verstoren (structuurbeginsel) en om metadata toe te kennen aan digitale bestanden. Ze bieden een houvast om het archief te begrijpen.