De archiefsector gebruikt zoals alle sectoren en studiedisciplines een aantal specifieke termen. Archiefpunt zet hier een aantal van die woorden en begrippen op een rijtje, als een handige leidraad en houvast.
De archiefsector gebruikt zoals alle sectoren en studiedisciplines een aantal specifieke termen. Archiefpunt zet hier een aantal van die woorden en begrippen op een rijtje, als een handige leidraad en houvast.
Archieven ontstaan door taken of opdrachten van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling noemen we archief. De stukken zijn het resultaat van de activiteiten of ondersteunen de werking van deze organisaties of personen. Archieven ontstaan op twee manieren: ze worden opgesteld, denk bijvoorbeeld aan een flyer voor een activiteit, of ontvangen zoals een brief of een mail.
Archieven groeien op een spontane manier en kunnen verschillende vormen aannemen. Denk aan statuten en verslagen van vergaderingen van een sportclub, ledenlijsten van een religieuze gemeenschap, lidkaarten van een ouderenvereniging, projectdossiers van een architect, financiële stukken van bedrijven, brieven en dagboeken van een artiest, foto’s en video’s van een natuurvereniging, schetsen van een kunstenaar enzovoort. Ook objecten, affiches, prenten, kaarten, flyers, dvd’s, diskettes kunnen onderdeel zijn van een archief. Vaak zijn verschillende van deze vormen aanwezig in één archief.
Archieven kunnen niet alleen papieren documenten zijn maar ook digitale stukken, zoals berichten op sociale media. Ook dat is archief. De omvang kan erg verschillen. Dat varieert van één stuk tot tientallen archiefdozen of verhuisdozen. Bij digitaal archief spreekt men van kilo-, mega- of gigabytes aan archiefmateriaal.
Men maakt vaak een onderscheid tussen overheidsarchief en privé-archief. Overheidsarchief is archief van de overheidssector. Het behoort tot de staat, het gewest, de gemeenschap, de provincie, de gemeente, het OCMW of de openbare instelling van een religieuze gemeenschap. Privé-archief daarentegen wordt opgemaakt of ontvangen door personen, verenigingen, ondernemingen en instellingen uit de privésector.
Soms worden archieven verward met collecties. Wat het verschil is tussen de twee lees je hier.
Dit zijn stukken die ongeacht hun vorm opgesteld of ontvangen zijn bij een bepaalde opdracht, taak of activiteit van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling. Deze archiefstukken vormen samen het archief van die archiefvormer. Een archiefstuk is dus een onderdeel van een archief. Archiefdocumenten, -stukken en -bescheiden worden als synoniemen gebruikt.
Archief wordt gevormd door een archiefvormer. Dat kan een persoon zijn, een organisatie, een bedrijf of een overheid. Een archief wordt vernoemd naar zijn archiefvormer en is zo te onderscheiden van andere archieven: het archief van John Hope Franklin, het archief van Heemkring Heidebloemke, het archief van de familie Kobayashi, het archief van Agfa-Gevaert NV, het archief van KV Kortrijk, enzovoort. Archieven van verschillende archiefvormers mogen niet met elkaar worden vermengd.
Archivalisch erfgoed zijn alle uitingen, ongeacht hun vorm, die gemeenschappelijke betekenissen en waarden krijgen binnen een actueel referentiekader en die worden doorgegeven over generaties heen. Het is het geheel van archiefstukken die ontstaan zijn door taken, activiteiten, rechten of verplichtingen van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling.
Archieven worden meestal niet beschreven tot op het niveau van het individuele stuk, tenzij een bestanddeel slechts uit één stuk bestaat. Een bestanddeel is hierbij de eenheid van ordening en beschrijving bij uitstek. Het bestaat uit één of meer archiefdocumenten die op basis van hun gelijkheid in vorm, inhoud, doel enz. zijn samengevoegd tot een geheel.
Een bestanddeel kan bijvoorbeeld:
De bewaartermijn van een archief is een bij wet vastgestelde termijn die aangeeft hoe lang documenten bewaard moeten worden als bewijsstuk. Documenten kunnen ook een administratieve waarde hebben voor de organisatie. Daarvoor kan ook een bewaartermijn worden bepaald. Meer informatie over deze bewaartermijnen kan je lezen op de website van de Vlaamse overheid.
Er bestaat geen vernietigingsplicht voor private archieven. Indien je genoeg ruimte hebt, kan je archieven zo lang bewaren als je wil en bij plaatsgebrek kan je archieven overdragen aan een archiefinstelling.
Een deelarchief of deelbestand is een onderdeel van een archief. Het is de som van archiefstukken die bij elkaar horen. Meestal komt dat overeen met een administratieve onderverdeling van de organisatie die het archief heeft gevormd. Voorbeelden hiervan zijn organisaties die regionale afdelingen hebben zoals het Davidsfonds of de Federatie voor Mondiale en Democratische Organisaties. Met archief verwijst men dan naar het archief van het hoofdkantoor en met deelarchief naar het archief van de regionale secretariaten.
Een archiefstuk bestaat uit informatie op een drager. De drager is het materiaal waarop de gegevens zijn vastgelegd. Klassiek denken we aan papier, maar perkament, glas, dvd, harde schijf, usb-stick, cd-rom kunnen ook drager zijn van informatie.
Wanneer identieke archiefstukken (met dezelfde inhoud) meerdere malen voorkomen in het archief spreken we van dubbels. Na de uitvinding van het kopieerapparaat en het eenvoudig kunnen ‘copy-pasten’ van documenten op de computer, komt het vaker voor dat er meerdere exemplaren van een bepaald archiefstuk in het archief worden bewaard. Slechts één stuk hiervan hoef je bij te houden.
Archiefstukken hebben een dynamische en een statische fase. Tijdens de dynamische fase wordt het archief nog dagelijks of regelmatig geconsulteerd of gebruikt, bijvoorbeeld in de administratie van een organisatie. In de statische fase hebben documenten geen direct (administratief) nut meer.
Het dynamisch archief, zoals de meest recente ledenlijst, wordt bij de hand bewaard terwijl statisch archief meestal in dozen op zolders of in kelders ligt. Het statisch of historisch archief vormt als het ware het 'geheugen' van je vereniging. Gooi het niet weg maar signaleer het aan Archiefpunt.
Archief dat wordt overgedragen aan een archiefinstelling om verder te bewaren, is statisch archief. Dit zijn archiefstukken die niet meer in de dagelijkse werking worden gebruikt.
Een fonds is een groep gelijksoortige of verwante archieven die zich (meestal) in dezelfde bewaarplaats bevinden. Om de beschrijving van archieven te systematiseren en archieven gemakkelijker terug te vinden, worden door verschillende (professionele) bewaarinstellingen fondsen gecreëerd. Dit is zowel voor de bewaarplaats als voor de mensen die interesse hebben in de raadpleging van archieven erg handig. Het biedt een overzicht van het type archieven die op een welbepaalde plaats worden bewaard.
Voorbeelden van fondsen zijn: een fonds organisatiearchieven, bedrijfsarchieven, familiearchieven of sportarchieven. In een fonds sportarchieven zou je bijvoorbeeld archieven kunnen terugvinden van sportverenigingen en sportfederaties omdat ‘sport’ het bindmiddel is tussen al die archieven. Een fonds familiearchieven zal archieven bevatten van verschillende families. Die families hoeven niet verwant te zijn met elkaar.
Het komt soms voor dat archieven binnen een fonds toch op verschillende plaatsen worden bewaard. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ‘Fonds Suzan Daniel’, dat belangrijke bronnen bijeenbrengt over het naoorlogse homo/lesbisch leven in België. De meeste archieven en publicaties worden door Amsab-ISG bewaard, maar er zijn ook documenten van dit fonds te vinden bij o.m. het Archief- en Onderzoekscentrum voor Vrouwengeschiedenis (AVG-Carhif).
Metadata zijn gegevens die bij digitale bestanden worden toegevoegd om deze bestanden juist te kunnen interpreteren. Een eenvoudig voorbeeld van metadata zijn de gegevens die sommige smartphones automatisch aanmaken bij het nemen van foto’s. Meestal kun je bij een foto in de fotogalerij van je smartphone klikken op het onderdeel ‘details’. Wanneer je hierop klikt, krijg je een aantal gegevens over de foto te zien: datum, formaat van de foto (bijvoorbeeld .jpg), adres of plaats waar de foto genomen zou zijn, het apparaat waarmee de foto is gemaakt enzovoort. Dit zijn allemaal metadata.
Met het schonen of opschonen van het archief wordt bedoeld al het overbodige materiaalmateriaal verwijderen. Bij het schonen wordt het archief ontdaan van zowel overtollige documenten of bestanden als van schadelijke elementen.
Zelfs wanneer archief permanent bewaard wordt vanwege zijn cultureel-historische waarde, wordt niet altijd alles bijgehouden. Er wordt geselecteerd in het archief en dus beslist welke archiefbescheiden bewaard blijven en welke niet. De kosten om archieven op te slaan zijn hoog en overbodige stukken maken het geheel onoverzichtelijk. Selectie is specialistenwerk en het is geen goed idee om zelf archiefstukken te selecteren zonder overleg met een professionele archivaris. Selectie is onomkeerbaar.
De Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) binnen de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) heeft een selectielijst uitgewerkt met enkele richtlijnen voor selectie van private archieven.
Waarderen van archieven is het systematisch en gestructureerd in kaart brengen van de waarde van archivalisch erfgoed en vormt de basis voor een goede erfgoedwerking.
Meer informatie over dit onderwerp lees je in de brochure Kwaliteitsvol waarderingstraject. Basisnormen van FARO.