Inleiding

Digitale bestanden zijn vandaag overal aanwezig: thuis op onze computers, op harde schijven en usb-sticks, op de servers van de werkgevers enzovoort. Het aanmaken en opslaan van digitale bestanden is vandaag voor heel wat personen een bijna dagelijkse routine geworden.

Tips bij aanmaak en gebruik van digitale bestanden

Terug naar toolbox

Zorg voor een goede mappenstructuur:

  • Neem de structuur van het papieren archief over.
  • Of ontwikkel een structuur aan de hand van de richtlijnen in de rubriek Inventarisatie
  • Vermijd te veel mappen hiërarchisch onder elkaar. Met maximaal 5 klikken zou je het juiste stuk moeten vinden.

Aanmaak van een mapnaam:

  • Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _ , zo vermijd je latere problemen bij verwerking.
  • Maak de naam niet te lang (ongeveer 40 tekens).
  • Geef mappen een unieke benaming.
  • Vermijd mappen waarin maar één bestand zit, of losse bestanden in de hoofdmap, de zogenaamde ‘orphans’ (‘wezen’).

Aanmaak van een bestandsnaam:

  • Gebruik ook hier enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _
  • Gebruik steeds dezelfde opbouw bij de keuze van een bestandsnaam, namelijk: redactionele vorm – onderwerp/geadresseerde/afzender – versie – datum – punt – extensie

    redactionele vorm
    : brief, verslag, nota, lijst, uitnodiging, contract, rekening, agenda, programma, index, diploma, jaarplan, enz.

    onderwerp
    : geef aan waarover het stuk handelt

    geadresseerde of afzender of auteur
    : maak hieromtrent afspraken met collega’s, eventueel kan de auteur worden vermeld

    versie
    : geef indien gewenst de versie aan, hanteer hiervoor steeds dezelfde methode

    - ontwerp: nota_geschiedenis_20090524_v1_.doc
    - definitief: nota_geschiedenis_20090524_def_.doc
    - herziening: nota_geschiedenis_20090524_herz_.doc

    datum
    : gebruik steeds volgende datumnotatie JJJJMMDD op die manier wordt alles automatisch geordend - bv. 6 december 2010 = 20101206
  • Vermijd evidenties en benoem niet de extensie: bijvoorbeeld .ppt is een presentatie, dit hoeft niet hernomen te worden in de bestandsnaam: Wel: Raad_van_bestuur_20091024.ppt, Niet: Presentatie_Raad_van_bestuur_20091024.ppt
  • Plaats documentaire collecties en digitale publicaties net als bij het papieren archief ergens apart, bijvoorbeeld op het einde van de mappenstructuur.
  • Alle audiovisuele stukken kunnen echter wel bewaard worden in het archief. In tegenstelling tot het papieren archief vragen digitale audiovisuele documenten immers niet om een aangepaste bewaarsituatie.

Opslaan van digitale bestanden

Terug naar toolbox

Het opslaan van digitale bestanden is vandaag een bijna dagelijkse routine geworden. Wil je digitale bestanden opslaan, houd dan rekening met de volgende zaken:

1. Bewaar je bestanden bij voorkeur op een (externe) harde schijf. Het is vooral belangrijk om de gekozen dragers te onderhouden en op regelmatige basis te vervangen, omdat deze maar een beperkte tijd meegaan. Dus best risico's spreiden door dragers van verschillende types en producenten te gebruiken.

2. Digitaal archief: centraliseer het op een externe harde schijf

3. Formaten (.ppt, .jpg, .doc, enzovoort):

  • Geen enkel formaat is tijdloos. Kijk regelmatig na of je de bestanden nog kan lezen en converteer ze tijdig naar een hogere versie indien dat nodig is, of zet documenten (opgemaakt in Word, Excel, Powerpoint, …) die niet meer gebruikt worden om in pdf/a via bijvoorbeeld PDF-Creator. Pdf/a is een erkend duurzaam formaat.
  • Welke formaten te verkiezen zijn voor het leesbaar houden van je archieven lees je op TRACKS.
  • Vermijd compressie van bestanden (.rar, .zip, .jpg).

4. Maak een onderscheid tussen een raadplegingsbestand en een archiveringsbestand. Maak back-ups van je bestanden. Bewaar het gehele archief in het beste geval op verschillende plaatsen, eventueel in combinatie met clouddiensten, zodat bij een computercrash of een incident met een kopje koffie niet het hele digitale archief verloren is.

5. Controleer regelmatig de leesbaarheid en de integriteit van bestanden (MD5 checksums)’.

Lees meer in de brochure Digitale documenten bewaren van het Rijksarchief.