Sommige organisaties maken gebruik van databanken en andere digitale systemen om informatie op te slaan en documenten aan te maken. Permanente archivering van die systemen is complex, want elk systeem heeft zijn eigen finaliteit en structuur. Een analyse en oplossing op maat is dan ook steeds nodig.
Je moet jezelf altijd eerst de vraag stellen of de inhoud en/of output van een bepaalde databank permanent bewaard moeten worden. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om een boekhoudkundige databank permanent te bewaren. Het bewaren van de financiële jaarverslagen in het archief is meestal voldoende.
Wie een databank en/of de data wenst te bewaren, moet in de eerste plaats gegevens over het informatiesysteem verzamelen. In die documentatie neem je volgende elementen op: de ontstaanscontext (waarom een systeem gemaakt werd en waarvoor het gebruikt wordt), de technische gegevens (programma, versie, outputformaten, programmeertaal, datamodel …) en de beheerscontext (welke velden en functionaliteiten er zijn, hoe die zich tot elkaar verhouden …).
In de beste omstandigheden wordt er al bij de ontwikkeling van een informatiesysteem rekening gehouden met de archivering van de informatie op lange termijn, bijvoorbeeld door mogelijkheden voor de migratie van gegevens naar andere applicaties te voorzien.