Nee
Mailen
Menu

E-mails bewaren

Terug naar toolbox
Inleiding

Heel wat mensen in onze samenleving zijn vandaag vertrouwd met e-mails en hebben ooit wel eens een e-mail ontvangen of verstuurd. Er zijn verschillende e-mailprogramma’s beschikbaar, zowel betalend als gratis:

  • Vaste programma’s: zoals het betalende Microsoft Outlook uit het Office-pakket of het gratis aangeboden Mozilla Thunderbird worden op jouw computer geïnstalleerd.
  • Web-programma’s: zoals Outlook.com (vroeger Hotmail) en Gmail benader je via het internet.

Stappenplan bij archivering

Terug naar toolbox

Stap 1: een vaste e-mailclient installeren

In de meeste web-applicaties is er een ingebouwde archiveringstoepassing. Die doet feitelijk niets meer dan de e-mails verplaatsen naar een andere map binnen jouw programma en is dus niet geschikt. Om berichten op lange termijn te kunnen bewaren, moeten de e-mails opgeslagen worden buiten het programma. Bij veel web-toepassingen is het niet mogelijk om op een gebruiksvriendelijke manier e-mails buiten het programma op te slaan en te archiveren. Daarom is het aangewezen om e-mails door te sturen naar een vaste e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook, om ze van daaruit te archiveren. Dat doe je bijvoorbeeld zo:

  • Installeer gratis Mozilla Thunderbird (www.mozilla.org/nl/thunderbird).
  • Open het programma Thunderbird. Kies E-mail ophalen. Sla de eerste stap over - die dient om een nieuwe account aan te maken - en voer vervolgens de nodige gegevens in over de e-mailaccount die je gebruikt (bv. je Gmail-account). Dat is nodig om de e-mails uit die mailbox te kunnen ophalen.
  • Al jouw e-mails worden door Thunderbird opgehaald uit bijvoorbeeld Gmail. Ze blijven natuurlijk ook beschikbaar in jouw webmailbox.

Stap 2: orde in je mailbox

  • Maak in je inbox (postvak in of ingekomen berichten) en outbox (postvak uit of verzonden berichten) een mappenstructuur aan, gebaseerd op de centrale digitale structuur van je verenigingsarchief.
  • Wie werkt vanuit zijn persoonlijke mailbox, maakt op het hoogste niveau het best een onderscheid tussen persoonlijke e-mails (map ‘Persoonlijk’) en berichten ten behoeve van de vereniging (map ‘Vereniging X’).
  • Plaats ontvangen of verzonden e-mails in de juiste map. Zo verbind je berichten met een dossier of activiteit.
  • Wanneer één e-mail meerdere onderwerpen behandelt, kan het een probleem vormen om hem op één plaats onder te brengen. Bewaar het bericht dan op de meest relevante plaats.
  • Hoe vertrekken vanuit een niet-gestructureerde mailbox?:

    (1) Voorzie in de mappenstructuur in je inbox een eerste map ‘E-mail ontvangen voor DD-MM-JJJJ’, waarin je al de e-mails plaatst die je voor de uitbouw van de mappenstructuur ontving. Hetzelfde kun je doen in je outbox.

    (2) Werk vervolgens altijd in de nieuwe mappenstructuur. Plaats berichten die je moet opzoeken in de map met oude berichten alvast op de juiste plaats in de gestructureerde mailbox (of in het digitaal archief, zie stap 3).

    (3) Wil je werk maken van het opruimen van de oude berichten? Overloop ze en plaats ze in de gestructureerde mailbox (of in het digitaal archief, zie stap 3).

Stap 3: het archiveren van e-mails

Je moet enkel e-mails met archiefwaarde permanent bewaren in het digitaal archief:

  • Niet alle e-mails zijn belangrijk. Berichten met alleen maar ‘ok’ erin of waarin een afspraak wordt vastgelegd, zijn inhoudelijk weinig relevant. Je mag ze wissen.
  • Je kunt één conversatie (bericht met ‘replies’) beter als één e-mail bewaren dan als verschillende losse berichten. De band tussen de berichten is op die manier duidelijk en verzekerd.
Indien je zeker weet dat een bericht archiefwaarde heeft en dat je het niet meer direct nodig hebt, kun je het in de juiste map van het digitaal archief opslaan, als .msg (Outlook- berichtindeling - Unicode) of als .eml (e-mailbericht in Thunderbird):


1) Open het bericht, kies 'Opslaan als' in het menu links (Outlook) of rechts (Thunderbird) bovenaan en zorg ervoor dat je het juiste formaat en de juiste bewaarplaats selecteert. Gebruik de richtlijnen voor het opstellen van bestandsnamen. Verwijder vervolgens het opgeslagen bericht uit jouw mailbox, om dubbele opslag te voorkomen.


2) Opgelet!: je kunt berichten in tekstformaat (.txt) opslaan, maar dan worden de bijlagen niet automatisch opgeslagen bij de e-mail. Vergeet dan niet de bijlagen op te slaan in dezelfde map, waarin je de e-mail plaatste. Het is aangeraden bestandsnamen van bijlagen niet te wijzigen, zodat de link tussen e-mail en bijlagen niet verloren gaat.

Weet je nog niet zeker of een bericht permanent bewaard moet worden, bewaar het dan voorlopig in de gestructureerde mailbox. Stukken die enkel om administratieve redenen bewaard moeten worden (bv. voor opvolging), kunnen het best gewoon bewaard worden in de mailbox tot ze verwijderd worden. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om een e-mail rond de reservatie van een lokaal in het archief op te slaan.

Stap 4: organiseer jaarlijks een opruimactie

  1. Een regelmatige (jaarlijkse) opruimactie is gewenst om alle overbodige berichten uit je mailbox te verwijderen en archiefwaardige e-mails op te slaan in het digitaal archief. Zo blijft het archief up-to-date en jouw mailbox overzichtelijk.
  2. Wil je toch alle berichten bewaren? Verplaats niet-archiefwaardige berichten dan naar een (gestructureerde) map ‘archief’ in de mailbox in plaats van naar de prullenbak.
Terug naar toolbox