Inleiding

Digitale mappen vervangen op de computer de ringmappen, plastieken mapjes en dozen uit de analoge omgeving. Door mappen in andere mappen te plaatsen, creëer je een boomstructuur en zorg je voor digitale orde. Dat is handig om snel bestanden terug te vinden en om te weten binnen welke context je documenten moet interpreteren.

Mappenstructuur op jouw computer en die van je vereniging

Naar overzicht

De mappenstructuur op jouw computer wordt weergegeven in de ‘Verkenner-omgeving’ en kan daar ook worden bewerkt:

  • Open die omgeving door de Windows-toets + E in te drukken, voor Mac-gebruikers is dat de combinatie Option + Command + Space. Er staan een aantal mappen klaar voor gebruik: een map Mijn documenten, een map Mijn afbeeldingen...
  • In de map Mijn documenten kun je nieuwe mappen aanmaken door op de rechtermuisknop te klikken. Kies vervolgens in het menu Nieuw > Map en geef de nieuwe map een naam.
  • Door mappen of documenten in de lijst aan te klikken en vervolgens op de rechtermuisknop te drukken, kun je ze ook verwijderen of hun naam wijzigen. Alle digitale documenten van je vereniging moeten op termijn samengebracht worden op één computer of harde schijf: dat wordt het digitaal archief van de vereniging. Vooraleer documenten verplaatst worden naar de centrale archiefcomputer, zullen ze vaak bij personen thuis op de computer bewaard worden. Het is dus aangewezen om zowel op de centrale archiefcomputer als op je computer thuis een gelijkaardige mappenstructuur uit te bouwen.

Stap 1: maak een centrale digitale structuur aan op de computer van de vereniging

  • De mappenstructuur weerspiegelt de taken en activiteiten van de vereniging. Vertrek vanuit het modelarchiefschema, zo vult het digitale archief ook echt het papieren archief aan.
  • Wijzig, voeg toe en schrap waar nodig.

    Tip: probeer documenten die al aangemaakt zijn een plaats te geven en test uit of je mappenstructuur bruikbaar is.

Stap 2: maak je persoonlijke structuur aan op je computer thuis

  • Maak een onderscheid tussen jouw persoonlijk archief en bestanden die je aanmaakt of bewaart voor de vereniging, bijvoorbeeld als secretaris of voorzitter. Bestanden van verschillende archiefvormers moeten namelijk gescheiden blijven.
  • Neem voor de bestanden van de vereniging de indeling over van de digitale structuur op de centrale archiefcomputer van de vereniging, voor zover die relevant is voor wat jij bewaart.
  • Verplaats documenten van de vereniging die je niet meer regelmatig gebruikt naar de centrale archiefcomputer.

Denk eraan bij de opbouw van de mappenstructuur

Naar overzicht
  • Gebruik het modelarchiefschema en pas aan waar nodig. Maak hoofdmappen steeds aan op basis van de functies en activiteiten van de archiefvormer.
  • Een goede structuur is stabiel en wijzigt niet jaarlijks.
  • Orden mappen steeds van algemeen naar bijzonder door ze te nummeren.
  • Gebruik maximaal 5 niveaus.
  • Vermijd de map ‘Varia’, lege mappen en mappen waar maar één bestand in staat (of zal in staan).
  • Plaats geen documenten in hoofdmappen, wel op lagere niveaus.

Richtlijnen voor namen van mappen

Naar overzicht
  • Vervang spaties door _ en gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z.
  • Vermijd &, ~, %, =, +, … Dat is van belang om de leesbaarheid en uitwisselbaarheid op lange termijn te garanderen.
  • Neem een nummering op in de mapnamen, bijvoorbeeld 3_1_, 3_2_ ...
  • Geef betekenisvolle, activiteitgerelateerde namen.
  • Geef mappen een unieke benaming.
  • Vermijd dat hetzelfde document in meerdere mappen geplaatst kan worden.
  • Gebruik maximaal 30 tekens (mapnamen die te lang zijn, kunnen problemen veroorzaken).