Digitale ontsluiting

Inleiding

Digitale ontsluiting betreft het toegankelijk maken van het archief via de computer en/of het internet. Dit kan betrekking hebben op het aanbieden van een digitale inventaris alsook op het aanbieden van een digitale versie van het te raadplegen stuk.

Digitale inventaris

Naar overzicht

De digitale inventaris kan op verschillende manieren worden aangemaakt. Vooreerst kan hij aangemaakt worden in speciale ontsluitingsprogramma’s of databanken, waarbij de beschrijvingen op bestanddeel- en stukniveau in vooraf gedefinieerde velden worden genoteerd en bijvoorbeeld automatisch aan digitale kopieën kunnen worden gelinkt. De mogelijkheden binnen deze professionele inventarisatiesystemen zijn uitgebreid. Enkele voorbeelden van dergelijke systemen zijn Adlib, ScopeArchive, Brocade, Pallas en Atlantis. Zij zijn echter duur en onbetaalbaar voor veel kleine organisaties.

Het alternatief voor een digitale ontsluiting op een laag niveau is het opmaken van een inventaris in Microsoft Word of Excel. Deze inventaris kan eventueel ter beschikking worden gesteld op de website van de organisatie, samen met de contactgegevens voor de raadpleging van de stukken.

Daarenboven biedt Archiefpunt haar gratis databank (de Archiefbank) aan om private archieven te registreren en op archiefniveau te beschrijven volgens de internationale standaarden. Zo is het archief globaal ontsloten en zichtbaar voor het ruime publiek.

In de toekomst is het mogelijk dat steeds meer archieven gedigitaliseerd en online ter beschikking worden gesteld. Vooral archiefstukken van bijzondere betekenis of van belangrijke historische figuren, die veel geraadpleegd (kunnen) worden, komen hiervoor in aanmerking. Zo kunnen bijvoorbeeld de brieven van Guido Gezelle gelezen worden via de website www.gezelle.be.