Inleiding

Een digitaal stuk is een document dat enkel met de computer kan worden gelezen. De drager (usb-stick, cd-rom, dvd, harde schijf, ...) en het formaat (.ppt, .pdf, .docx, .xls, .htm, ...) kunnen verschillen. Er zijn twee types digitaal archief. Gedigitaliseerd archief bestaat uit stukken die bij de aanmaak niet digitaal zijn, zoals scans van papieren foto’s. Meer hierover vind je in de rubriek digitalisering. ‘Digital born’ archief daarentegen is samengesteld uit stukken die van bij de aanmaak digitaal zijn, bijvoorbeeld e-mails.

Problemen met digitale stukken

Naar overzicht

Bij digitale stukken duiken soms problemen op die niet voorkomen bij analoge/papieren stukken. Problemen ontstaan bij een gebrek aan controle op de specifieke eigenschappen van een digitaal document.

Authenticiteit
= het stuk is wat het beweert te zijn. Het is niet onrechtmatig aangepast of vervalst. Bijvoorbeeld de datum, auteur en inhoud zijn correct ingevoerd en werden niet onrechtmatig aangepast. Om controle te hebben op het onterecht aanpassen van documenten (authenticiteitsprobleem), kan men rechten toekennen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen lees- en schrijfrechten: wie al dan niet bevoegd is om bestandenlijsten en/of documenten in te zien en/of te bewerken.

  • Bijvoorbeeld: de boekhouding wordt bijgehouden in een Excelbestand. Die boekhouding kan bewust of onbewust worden aangepast, tenzij je ervoor zorgt dat enkel de penningmeester of boekhouder schrijfrechten heeft op de map of bestanden waarin de financiën worden bijgehouden. Deze beveiliging kan je activeren door met de rechtermuisknop te klikken op de map of de bestanden die je wilt beveiligen en ‘eigenschappen’ te openen. In de rubriek ‘beveiliging’ kan je aangeven wie welke rechten heeft.
  • Opgelet! Vergeet niet tijdig de rechten aan te passen indien je wordt opgevolgd door iemand anders, zodat je opvolger toegang heeft tot deze documenten.

Integriteit = het stuk is volledig en ongewijzigd of wijzigingen werden duidelijk aangegeven. Zo moet men bijvoorbeeld verschillende versies van een document kunnen onderscheiden. Oplossing: codering van bestanden en versiebeheer.

Bruikbaarheid = een stuk moet teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd kunnen worden. Daartoe moet een stuk bijvoorbeeld nog leesbaar zijn en geplaatst in een context. Oplossing: gebruik duurzame formaten zoals PDF en een goede mappenstructuur.

Duurzaamheid = een ander groot probleem betreft de leesbaarheid of de duurzaamheid van de bestanden. Software evolueert snel waardoor oude bestandsformaten op de duur niet meer leesbaar zijn in de nieuwe softwareversie. Denk bijvoorbeeld aan Office 1997 t.o.v. de nieuwere versies. Een bestand is gemiddeld na 5 à 10 jaar niet meer leesbaar. Ook op het vlak van de drager stelt zich een probleem. Een moderne computer heeft geen diskettestation meer, waardoor de informatie op deze dragers niet meer gelezen kan worden. Ook voor het afspelen van cd-roms heb je tegenwoordig een extern apparaat nodig.