Inleiding

Archiefwetgeving heeft ook te maken met de juridische aspecten aangaande informatie. Zo hield de archiefwetgeving tot voor kort verband met de wetgevingen op de openbaarheid van bestuur (Waals decreet van 30 maart 1995 en Vlaams decreet van 26 maart 2004) en de privacybescherming (Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet), alsook met de recente Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming-AVG (of de General Data Protection Regulation-GDPR), van toepassing sinds 25 mei 2018).

Recent werd de privacywet opgeheven door de Wet van 30/07/2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, (BS 05/09/2018). Deze wet integreert de beginsels van de AVG. Met betrekking tot het recht op afbeelding en de privacy blijven de meeste principes echter onveranderd.

Daarnaast is er ook de Digital Act, de Belgische wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de Europese verordening van 23 juli 2014 over de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten op de interne markt. Deze verordening betreft de elektronische handtekening, stempel, tijdstempel en aangetekende zending. De wet wordt aangevuld met een vertrouwensdienst voor elektronische archivering (BS 28 september 2016).

Hieronder worden een aantal rechten besproken die van belang zijn bij de archiefwerking.

Portretrecht

Naar overzicht

Het recht op afbeelding betekent dat je toestemming nodig hebt van personen waarvan je een foto of video maakt, en dat je daarbovenop toestemming moet vragen om die foto of video te mogen gebruiken in een bepaalde context. Het portretrecht is dus tweeledig: de toestemming om te mogen fotograferen of filmen en de toestemming om het product (de foto of video) te mogen gebruiken.

Een uitdrukkelijke toestemming is normaliter niet nodig om een foto of filmpje te maken op publieke plaatsen. Toevallige passanten kunnen geen rechten claimen. Dat materiaal mag je zonder toestemming gebruiken. Van de ‘hoofdpersonages’ is de uitdrukkelijke toestemming wel vereist. Bij twijfel stem je dit voor alle zekerheid af met de betrokkenen.

Bij activiteiten van een organisatie moet je expliciet de toestemming vragen aan mensen die helder in beeld komen. Zijn het louter sfeerbeelden waarop personen toevallig aanwezig zijn, dan moet je alleen vooraf vermelden dat er beelden zullen worden opgenomen en even uitleggen waarom. Voor het gebruik van deze beelden in publiciteit moet je wel uitdrukkelijk toestemming vragen.

Auteursrecht

Naar overzicht

In België verleende de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten tot voor kort bescherming aan werken van letterkunde of kunst. Recent werden de basisprincipes van dat auteursrecht gewijzigd om te kunnen stroomlijnen met de Europese Richtlijn 2019/790 van 17 april 2019 inzake auteursrechten en naburige rechten in de digitale eenheidsmarkt (de DSM-Richtlijn). Deze richtlijn beoogt de aanpassing van het auteursrecht aan de digitale wereld en de voorbereiding tot de digitale eengemaakte markt. De Richtlijn trad op 7 juni 2019 in werking en diende door de EU-lidstaten (zoals België) uiterlijk op 7 juni 2021 worden omgezet in nationale wetgeving. De Kamer van volksvertegenwoordigers heeft op 16 juni 2022 het Wetsontwerp tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/790 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 inzake auteursrechten en naburige rechten in de digitale eengemaakte markt en tot wijziging van Richtlijnen 96/9/EG en 2001/29/EG eindelijk goedgekeurd. Parallel met de omzetting van die richtlijn strekt het wetsontwerp er ook toe online-inbreuken op het auteursrecht en op de naburige rechten aan te pakken. Het voert een specifieke gerechtelijke procedure in.

Het werk wordt door het auteursrecht automatisch beschermd vanaf zijn ontstaan en is van toepassing tot 70 jaar na de dood van de auteur. Het werk moet wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Het moet om een materiële werk gaan met een concrete vorm. Dat betekent dat ideeën en concepten geen bescherming genieten.
  • Het betreft een origineel werk.
  • Officiële publicaties van een overheid zoals wetten, decreten,... vallen niet onder deze bescherming.
  • Voor computerprogramma’s en databanken is een bijzondere regeling uitgewerkt.

Citeren van een werk is onder deze voorwaarden toegelaten:

  • Indien het kadert binnen het onderwijs of wetenschappelijk activiteiten
  • Indien het zich situeert binnen satire, recensie, kritiek of polemiek
  • Indien het niet voor commerciële doeleinden is bestemd
  • Indien de verplichte bronvermelding wordt gerespecteerd

Meer info over auteursrecht lees je in het verslag van het project Tools voor het bewust omgaan met auteursrechten en gebruiksbeperkingen op culturele content van meemoo en op de websites van FOD Economie en de Vlaamse overheid.

AVG - GDPR

Naar overzicht

Het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers wordt geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR (General Data Protection Regulation). Organisaties moeten sinds vrijdag 25 mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelen en hoe ze die data gebruiken en beveiligen. Deze richtlijn is van toepassing op alle bedrijven, overheidsdiensten, organisaties en instellingen die in Europa persoonlijke data verwerken, gebruiken, registreren of bewaren.

Een aantal principes hierbij zijn:

  • Elke organisatie mag niet zo maar gegevens verzamelen maar moet steeds toestemming vragen om data te verzamelen en te gebruiken.
  • De verzamelde gegevens moeten juist zijn en gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt of aangepast.
  • De data dienen een duidelijk omschreven en gerechtvaardigd doel en mogen niet gebruikt worden voor andere doeleinden. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, mogen niet worden verwerkt.
  • De aanstelling van een Data Protection Officer (DPO) in grote organisaties is verplicht. Die persoon beschikt over juridische kennis van de geldende wetgeving, administratief recht en is bovendien goed vertrouwd met de behoeften van de verwerkingsverantwoordelijken. Bijzondere diploma’s of certificaten zijn echter niet vereist.
  • De bewaring van data is beperkt in tijd en de termijn helder afgebakend. De gegevens moeten ontoegankelijk worden nadat de vastgestelde bewaartermijn is afgelopen.

De Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens is verantwoordelijk voor het toezicht op de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door de Vlaamse bestuursinstanties. Voor informatie of vragen over de privacywetgeving kan je contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere privacycommissie).

Openbaarheid van bestuur

Naar overzicht

Bestuursdocumenten zijn stukken van een overheidsinstantie en behoren dus tot het archief van de overheid (= publiekrechtelijk archief). Burgers beschikken volgens het Vlaamse bestuursdecreet over het recht om die bestuursdocumenten op te vragen. Als een burger dat doet, dan is de betrokken instantie verplicht om inzage te verlenen in het desbetreffende document, alsook uitleg daarover te voorzien. De burger kan ook een afschrift van het document verkrijgen, eventueel tegen betaling. Er zijn evenwel uitzonderingen opgenomen in het decreet, bijvoorbeeld wanneer de aanvraag betrekking heeft op interne communicatie.

Voor meer informatie over het toepassingsgebied, de regelgeving en het stappenplan om een aanvraag in te dienen, kan je terecht op de website van de Vlaamse overheid.