Vaak worden de termen archief en collectie door elkaar gehaald of als synoniemen gebruikt. Het verschil tussen de twee is echter niet zo moeilijk. Eens je de onderstaande tekst hebt doorgenomen, ben je zo mee.
Vaak worden de termen archief en collectie door elkaar gehaald of als synoniemen gebruikt. Het verschil tussen de twee is echter niet zo moeilijk. Eens je de onderstaande tekst hebt doorgenomen, ben je zo mee.
Een collectie is een geheel van documenten of bestanden die met een bepaald doel zijn verzameld. Deze documenten of bestanden ontstaan dus niet spontaan en hebben geen betrekking op de activiteiten van een organisatie of persoon, in tegenstelling tot archieven die wel spontaan ontstaan en gelinkt zijn aan activiteiten. Collecties, zoals bibliotheken, museale en audiovisuele collecties, worden bij elkaar verzameld omdat ze bijvoorbeeld mooi of interessant zijn.
Wanneer een secretaris van een voetbalvereniging Panini-stickers verzamelt, dan zijn deze stickers geen archief, maar een collectie. Het verzamelen van Panini-stickers, maakt geen deel uit van de opdracht van de secretaris. De collectie is niet spontaan ontstaan, maar doelbewust bij elkaar gebracht. Een klassiek voorbeeld van een collectie is de postzegelverzameling.
Collecties dragen een thematische naam, bijvoorbeeld collectie Panini-stickers, collectie bidprentjes, dvd-collectie Hayao Miyazaki-films, affichecollectie van het Letterenhuis, verzameling interviews, collectie krantenknipsels over Muhammad Ali.
Collecties kunnen ook digitaal zijn. In de analoge wereld worden bibliotheekmateriaal en andere collecties apart bewaard, gescheiden van archieven. Dat is niet anders in een digitale omgeving. Per digitale collectie kun je dus het best een aparte mappenstructuur uitbouwen. De onderverdeling daarin zal thematisch, per type, alfabetisch of chronologisch zijn en niet op basis van taken en activiteiten.