Nee
Mailen
Menu

Archief of collectie in kaart brengen

Terug naar toolbox
Inleiding

De eerste stap bij archiefzorg is het in kaart brengen van het materiaal en de plaats waar al dat materiaal wordt bewaard. Denk aan het papieren archief (of collecties) in kantoorruimten, kelders of zolders én aan de digitale bestanden op de computer of een harde schijf, zoals e-mails, verslagen, ledenlijsten, foto’s enzovoort.

Zo pak je het aan

Terug naar toolbox
  • Lijst op in welke lokalen of bij welke personen er delen van het archief of de collectie zijn bewaard, soms bewaart de secretaris of de voorzitter thuis archiefstukken van de vereniging.
  • Breng de onderdelen van het archief of de collectie zo veel mogelijk samen op één plaats. Zo verklein je de kans dat stukken verloren gaan.
  • Noteer per archief of collectie de volgende informatie:

    Titel archief    : "Archief van + naam archiefvormer”, bijvoorbeeld Archief van Kim Clijsters, Archief van Natuurvereniging De Boomklever

    Titel collectie    : "Collectie + verzamelcriterium + naam verzamelaar”- bijvoorbeeld Bibliotheek van Kif Kif. Om verwarring te verwijden, kan je een plaatsnaam toevoegen, bijvoorbeeld Vlaggencollectie van de Sint-Sebastiaansgilde, Neeroeteren.

    Omvang    : in hoeveel archiefdozen, bananendozen, ringmappen,... is het archief opgeslagen? Hoeveel voorwerpen, digitale bestanden,... zijn er bewaard? bijvoorbeeld: 2 verhuisdozen, 5 usb-sticks van 4 GB met 600 digitale bestanden en 3 fotoalbums.

    Datering    : noteer (bij benadering) de datum van vervaardiging van het oudste stuk en van het jongste stuk, bijvoorbeeld: 1933-1978; 1965-heden.

    Inhoud    : in algemene bewoordingen noteer je welke stukken worden bewaard en wat er (mogelijk) ontbreekt. Bijvoorbeeld: Het archief bevat nog alle bestuurlijke documenten sinds de oprichting. Verder zijn er heel wat foto's en affiches bewaard.

    Locatie    : noteer de locatie(s) waar het archief wordt bewaard. Dit kunnen verschillende locaties zijn. Bijvoorbeeld: Alles van voor 1980 in de kast in de kantine (Stationstraat 1, Huppeldepup), alles van na 1980 thuis bij de secretaris (Bergstraat 3, Huppeldepup).

    Deze informatie kan je reeds doorgeven aan Archiefpunt door het archief aan te melden, zodat deze eerste gegevens toegankelijk kunnen worden gemaakt voor geïnteresseerden. De volgende fasen van ordening en ontsluiting kunnen immers veel tijd in beslag nemen.
Terug naar toolbox