Tools kabinetsarchieven

Om een basis te leggen voor de ontwikkeling van deze algemene waarderingstool, lanceerde Archiefbank in 2018 een pilootproject rond de waardering van ministeriële kabinetsarchieven. Ministeriële kabinetten maken sinds de negentiende eeuw deel uit van het Belgische politieke landschap en vervullen nog steeds een cruciale rol in de beleidsvorming. Zowel in de deelstaten als op het federale niveau ondersteunen de kabinetten de regeringsleden van de bij de voorbereiding en implementatie van het regeringsbeleid. Daarnaast vervullen de kabinetsmedewerkers ook meer persoonlijke taken voor het regeringslid. Door de centrale rol van kabinetten bij het beleidsproces vormen hun archieven een belangrijke bron voor historisch, politicologisch en bestuurskundig onderzoek, die onderzoekers in staat stellen om de wisselwerking tussen de overheid, de politiek en het maatschappelijk veld beter in kaart te brengen.

De bewaring en ontsluiting van kabinetsarchieven werd tot nu toe sterk bemoeilijkt door een aantal factoren. Allereerst verschilt het wettelijke statuut van kabinetsarchieven tussen de Belgische deelstaten en bestuursniveaus. Terwijl de kabinetsarchieven van het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest overheidsarchief zijn, vallen de kabinetsarchieven van de federale regering en de Vlaamse regering expliciet buiten de respectievelijke archiefwetgeving van hun bestuursniveau. Dit betekent dat federale en Vlaamse kabinetsarchieven in de praktijk een privaatrechtelijk statuut hebben, wat verregaande gevolgen heeft voor de overdracht en bewaring van deze archieven. Regeringsleden zien hun kabinetsarchief immers als hun persoonlijke bezit waarvan ze zelf het lot mogen bepalen. In het verleden heeft dit al meermaals geleid tot archieven die volledig werden vernietigd om te voorkomen dat derden toegang konden krijgen tot de dossiers. De situatie is in recente jaren sterk verbeterd, maar nog steeds lopen bij de afloop van elke legislatuur veel kabinetsarchieven het risico om verloren te gaan.

Zelfs als kabinetsarchieven worden overgedragen aan een archiefdienst, dan zijn er nog vele praktische obstakels voor een gedegen ontsluiting. Kabinetsarchieven zijn omvangrijk, hebben meestal een gebrekkige ordening en vertonen inhoudelijk grote kwaliteitsverschillen. Daarenboven zijn ze vaak onvolledig en is de ontsluiting zeer arbeidsintensief. De archiefinstellingen die deze archieven bewaren beschikken bovendien niet altijd over de juiste kennis en expertise om ze te beheren, wat ertoe heeft geleid dat de meeste kabinetsarchieven tot nu toe onverwerkt zijn gebleven.

Via dit project wilde Archiefbank niet alleen het gebruik van waarderingsmethodes bij het beheer van private archieven uittesten, maar ook alle bestaande expertise rond kabinetsarchieven samenbrengen om een werkkader te creëren voor hun ontsluiting. Aangezien Archiefbank zelf geen archiefbestanden bewaard, werd er voor het project samengewerkt met ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven, Liberas en het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Deze projectpartners stelden hun infrastructuur en netwerk ter beschikking, leverden het materiaal aan voor de casestudies en gaven de nodige adviezen voor de uitvoering van het project. De focus van het project lag op de federale en Vlaamse kabinetsarchieven. De Brusselse en Waalse kabinetsarchieven kwamen door hun wettelijk statuut niet in aanmerking voor het project. De archieven van provinciale en gemeentelijke kabinetsarchieven werden omwille van praktische overwegingen evenmin bij het project betrokken.

Het project zelf werd opgedeeld in twee fases: een onderzoeksfase en een uitwerkingsfase. De onderzoeksfase draaide rond het verzamelen van alle relevante informatie betreffende ministeriële kabinetten en hun archieven, maar diende tevens om de stand van zaken omtrent de bewaring en ontsluiting van kabinetsarchieven door de projectpartners in kaart te brengen. Daarnaast werd er in deze fase onderzocht in hoeverre de bestaande waarderingstechnieken toepasbaar waren op archieven. Alle tijdens deze fase verworven informatie werd samengebracht in een onderzoeksrapport.

Tijdens de uitwerkingsfase werden op basis van de bevindingen uit de voorgaande fase de instrumenten ontwikkeld voor de waardering van kabinetsarchieven. Het projectteam koos ervoor om een onderscheid te maken tussen het waarderen op archiefniveau (macrowaardering) en het waarderen op reeks- en stukniveau (microwaardering). Bij het waarderen van archieven legt elk waarderingsniveau andere klemtonen en vereist bijgevolg een eigen aanpak.

Macrowaardering kan een hulpmiddel vormen bij zowel de verwerving van een kabinetsarchief, als bij het archiefbeheer. Door aan volledige kabinetsarchieven een waardeoordeel toe te kennen, wordt het sneller duidelijk welke archieven prioriteit moeten krijgen bij de ontsluiting of valorisatie. Omdat de bestaande waarderingsmethodes onvoldoende rekening houden met factoren als de archiefvormer en de context van het archief, stelde het projectteam een eigen formulier samen voor de macrowaardering van kabinetsarchieven. Aan de hand van vaste criteria kan de waarde van een archief op korte tijd worden bepaald. De criteria zijn specifiek voor kabinetsarchieven ontwikkeld en polsen naar de waarde van het archief zelf (op vlak van vorm en inhoud), naar de waarde van de archiefvormer en de context en naar de gebruikswaarde van het archief.

Microwaardering is de waardering van afzonderlijke reeksen en stukken en kan binnen een archiefcontext een hulpmiddel vormen bij zowel selectie als bij de verdere ontsluiting en valorisatie van het archief. Archiefdocumenten met een lage waarde worden afgevoerd terwijl stukken met een hoge waarde juist extra in de aandacht worden geplaatst. Dit wordt natuurlijk al gedurende lange tijd gedaan door archivarissen, maar via een vaste waarderingsmethode kan dit veel systematischer en consequenter gebeuren. De microwaardering van kabinetsarchieven gebeurt aan de hand van een waarderingslijst. Deze is verwant aan de selectielijst maar legt meer de nadruk op de inhoudelijke waarde van archiefdocumenten en hun mogelijke gebruik voor wetenschappelijk onderzoek. De waarderingslijst geeft volgens een functionele indeling een overzicht van alle archiefdocumenten die in een kabinetsarchief kunnen voorkomen. De lijst is bruikbaar voor zowel oudere als nieuwe kabinetsarchieven en maakt geen onderscheid tussen papieren en digitale archiefbestanden. Voor elk documenttype werd er een fiche opgesteld die een beschrijving geeft van het stuk, niet zozeer op basis van de vorm van het document, maar wel volgens de functie die het stuk binnen de werking van het kabinet vervulde. De fiche bevat verder informatie over de (ontstaans)context van de stukken, de mogelijke informatie die ze kunnen bevatten en de soorten onderzoek waarvoor het stuk zoal kan worden gebruikt. Ten slotte wordt aan elk documenttype een waardeoordeel gekoppeld dat een algemene indicatie geeft van de waarde van het archiefstuk. Dit waardeoordeel is vooral een richtlijn en het is uiteindelijk aan de archivaris zelf om aan de hand van deze informatie de waarde van een fysiek archiefstuk te bepalen.

De waarderingslijst representeert een nieuwe manier om een erfgoedcollectie te waarderen. Volgens de ‘klassieke methode’ wordt elk fysiek stuk – of reeks van stukken – afzonderlijk gewaardeerd. Voor archieven is deze manier van werken niet alleen enorm arbeidsintensief, maar zou het vooral ook een oefening in herhaling zijn daar gelijkaardige stukken met dezelfde context vrijwel altijd hetzelfde waardeoordeel zullen opleveren. De waarderingslijst gaat echter uit van een theoretische a priori waardering waarvan de resultaten nadien worden toegepast op fysieke archiefcollecties. De inhoud van een archief is immers niet alleen tot op zekere hoogte voorspelbaar, maar archieven van gelijkaardige archiefvormers komen ook in grote mate inhoudelijk met elkaar overeen. Het is dus mogelijk om voor bepaalde archieftypes een theoretisch archiefmodel op te stellen en de documenttypes binnen deze archieven te waarderen. De hieruit voortkomende waardeoordelen zijn doorgaans ook van toepassing op de reële tegenhangers van de gewaardeerde stukken. Op deze manier hoeft men maar één keer de documenten uit een bepaald type archief te waarderen, terwijl de resultaten breed toepasbaar zijn.

De twee tools, het waarderingsformulier en de waarderingslijst, werden vervolgens samengebracht in een werkinstrument voor de waardering, selectie en ontsluiting van kabinetsarchieven. Dit instrument bevat ook alle contextinformatie, afkomstig uit het onderzoeksrapport, die nodig is om kabinetsarchieven te kunnen ontsluiten.

Het werkinstrument zelf is natuurlijk enkel bruikbaar voor het verwerken van kabinetsarchieven, maar de gebruikte methodes kunnen door Archiefbank worden toegepast op andere types van privaatrechtelijke archieven. Door te sleutelen aan de gebruikte criteria kan het waarderingsformulier makkelijk worden omgevormd naar een meer algemeen model. Het is zelfs mogelijk om er een modulair systeem van te maken waarbij men via het toevoegen, wegnemen of aanpassen van de waarderingscriteria gespecialiseerde varianten van het formulier kan maken. De aanpak van de waarderingslijst is eveneens interessant om toe te passen op andere types van private archieven, bijvoorbeeld als basis, vervanging of aanvulling van een klassieke selectielijst. Door de extra informatie die ze aanlevert, is de waarderingslijst vooral interessant voor de archieven waarvoor het doorgaans moeilijk is om een selectielijst samen te stellen.

Het pilootproject heeft dus niet alleen aangetoond dat waarderen wel degelijk een plaats heeft binnen de werking van Archiefbank en van de federale en Vlaamse archiefinstellingen, maar reikt ook meteen een manier aan om dit in de praktijk te brengen. Hopelijk zal het gebruik van deze en andere waarderingsinstrumenten in de nabije toekomst binnen de archiefsector ingeburgerd worden.