Een archief groeit door de jaren heen op een spontane manier. Jammer genoeg zit vaak tussen dat archief overbodig materiaal dat niet tot het archief behoort en dus best verwijderd wordt. Door het overbodige materiaal te verwijderen, houd je enkel de essentie over en bespaar je bovendien ruimte. Het is dus nuttig om het kaf van het koren te scheiden.
Collecties horen niet thuis in een archief. Een collectie is een geheel van documenten, objecten of bestanden die met een welbepaald doel door een persoon of instelling zijn verzameld. Deze documenten zijn niet het gevolg van de activiteiten of de taken van de archiefvormer.
Publicaties zoals boeken, tijdschriften, kranten en nieuwsbrieven zijn ook geen archief en horen thuis in een bibliotheek. Indien een bepaalde publicatie deel uitmaakt van een dossier, dan wordt dit wel tot het archief gerekend. Bijvoorbeeld, een publicatie over organisatiestructuren wordt als leidraad gebruikt in een dossier over de reorganisatie van een bedrijf.
Documentatie omvat stukken die toevallig in het archief zijn terechtgekomen en die niet voortvloeien uit de activiteiten, taken of behoud van rechten. Ook deze stukken mag je verwijderen. Bijvoorbeeld een reclamefolder van een supermarkt of een tekening van het kind van een medewerker van een bedrijf.
Objecten horen in regel niet thuis in een archief. Indien de objecten betrekking hebben op de activiteiten van een organisatie of persoon, zoals door sportorganisaties ontvangen bekers of medailles tijdens sporttoernooien, dan horen ze wel bij archief, maar ze worden het best apart bewaard. In de inventaris van het archief kan een verwijzing naar de objecten worden opgenomen.