Elke instelling of privé-persoon die een archief of collectie wil deponeren of afstoten, kan beroep doen op Archiefpunt. In de meeste gevallen zal deze laatste de Werkgroep Herbestemmen activeren.
Deze is samengesteld uit collectieverantwoordelijken van de landelijke culturele archieven ADVN, Amsab-ISG, AMVB, CAVA, Vlaams Architectuurinstituut, KADOC-KU Leuven, Letterenhuis, Liberas en de Vlaamse Rijksarchieven. De werkgroep wordt, naargelang het type archief dat wordt besproken, aangevuld met vertegenwoordigers van CKV, CEMPER, VVBAD, erfgoedcellen e.a.
Er wordt een 'herbestemmingsdossier’ opgesteld, waarna bekeken wordt welke bewaarinstelling het best matcht met de voorgestelde collectie of archief en of daar voldoende plaats is. Hierop wordt een voorlopig advies opgesteld. In het geval van twijfel, wordt de hulp van experten ingeroepen. Dat zijn onderzoekers, dienstverleners, erfgoedspecialisten of deskundigen van het archief in kwestie. Met hun aanbevelingen kan de werkgroep het eerdere advies aanvullen en verbeteren, wat leidt tot een finaal advies tot (her)bestemming.
In het geval de archiefvormer niet akkoord gaat met het advies van de werkgroep, dan komt deze met een alternatief voorstel. Als de archiefvormer drie keer het advies van Werkgroep Herbestemmen afwijst, dan blijft de archiefvormer zelf verantwoordelijk voor het archief.
Wanneer het herbestemmen van een archief met een landelijke waarde niet lukt, dan staan de partners van het Archievenoverleg garant voor de bewaring van het erfgoed (zolang de archiefvormer akkoord gaat).
Succesvolle herbestemmingen worden gemeld met een nieuwsbericht op de website van Archiefpunt en zijn uiteraard ook terug te vinden in onze Archiefbank.
Leden Werkgroep Herbestemmen:
- Tom Cobbaert, voorzitter, ADVN
- Martijn Vandenbroucke, Amsab-ISG
- Florian Daemen, AMVB
- Lisa Dejonghe, CAVA
- Jan Stuyck, CKV
- Godfried Kwanten, KADOC-KU Leuven
- Eline De Lepeleire, Letterenhuis
- Veerle Vandeputte, Liberas
- Florian Van de Walle, Liberas
- Wim Lowet, VAi
- Johan Dambruyne, Vlaamse Rijksarchieven
- Willy Van de Vijver, VVBAD
- Yvon Eikenaar, Archiefpunt