Privacybeleid

ALGEMEEN GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

Wij hechten veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken. Bovendien willen we heel duidelijk en transparant zijn over wat er gebeurt als we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Vandaar dit gegevensbeschermingsbeleid.

1. Wanneer worden uw persoonsgegevens verzameld en gebruikt?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens wanneer u:

• onze website, de Archiefbank of sociale media gebruikt of met ons communiceert via email, telefoon of een ander digitaal communicatiekanaal;
• zich inschrijft voor onze nieuwsbrief;
• u ons uw visitekaartje overhandigt bij een persoonlijke ontmoeting;
• met ons een overeenkomst afsluit (zoals bv. registratie in Archiefbank, inschrijving voor een vorming of event) en in dat kader met ons communiceert als gebruiker van onze diensten of als leverancier;
• solliciteert naar aanleiding van één van onze vacatures.

2. Wat als dit gegevensbeschermingsbeleid niet al uw vragen beantwoordt?

De wetgeving betreffende gegevensbescherming (in het bijzonder de GDPR/AVG en de wet van 30 juli 2018) verplicht ons om u heel wat informatie te verstrekken, dus vragen we u even om uw aandacht. Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons via e-mail: privacy@archiefpunt.be.

3. Wie is "wij"?

"Wij" verwijst in dit gegevensbeschermingsbeleid naar Archiefpunt:

Vzw Archiefpunt
Bagattenstraat 117
9000 Gent
Ondernemingsnummer: 0806.019.421
Tel.: 0456 65 73 84

Archiefpunt is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit gegevensbeschermingsbeleid.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Wanneer u gebruik maakt van onze website, Archiefbank, sociale media of met ons communiceert via telefoon, e-mail of ander digitaal communicatiekanaal, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

1. de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken, waarbij we ons beroepen op ons legitiem belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook (bv. wanneer u reageert op een blog, gebruik maakt van onze webformulieren of contact met ons opneemt via sociale media, telefoon of e-mail);
2. de inhoud van en de algemene ervaring op de website en social media pagina's te verbeteren, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze bezoekers een interessante online ervaring te kunnen bieden;
3. malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze online aanwezigheid veilig te houden.

Om de bovengenoemde doelen te bereiken, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

1. de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, de organisatie waarvoor u werkt, uw functie;
2. de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie u van ons correspondeert, datum en tijd, enz.);
3. technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
4. informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u surft, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt.
5. alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

Wanneer u zich inschrijft voor onze online nieuwsbrief of ander drukwerk, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om u onze nieuwsbrief of andere (elektronische) communicatie te kunnen toesturen. Wij zullen u altijd om uw expliciete toestemming vragen alvorens we u onze nieuwsbrief of ander drukwerk toesturen, tenzij u een bestaande klant of gebruiker bent die wij op de hoogte willen houden van onze diensten. U heeft steeds de mogelijkheid om u af te melden voor onze nieuwsbrief of ander drukwerk. Om u onze nieuwsbrief toe te sturen, verwerken wij alleen uw basisidentiteitsgegevens, d.w.z. uw naam en e-mailadres. Voor drukwerk per post verwerken wij ook uw postadres.

Wanneer u ons uw visitekaartje achterlaat, verzamelen en registreren wij de persoonsgegevens die op dat kaartje staan in het kader van normaal relatiebeheer. Wij vertrouwen op ons legitiem belang om ons netwerk van contacten op te kunnen bouwen.

Wanneer wij het genoegen hebben om een overeenkomst met u aan te gaan, hetzij als gebruiker van onze diensten (zoals Archiefbank of georganiseerde evenementen), hetzij als leverancier, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

1. onze contractuele verplichtingen na te komen. Wanneer u als individu onze gebruiker of leverancier bent, vertrouwen wij op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Als u echter namens een organisatie of een andere rechtspersoon optreedt, vertrouwen wij op ons legitiem belang om met gebruikers en leveranciers te kunnen contracteren;
2. onze normale administratie (bv. facturering en relatiebeheer), waarvoor we vertrouwen op onze legitieme belangen om onze activiteiten op een
   verantwoorde en professionele manier te beheren;
3. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij voor deze doeleinden verwerken, hebben altijd betrekking op uw basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, de organisatie waarvoor u werkt en uw functie. Wij kunnen ook andere persoonsgegevens verwerken die u ons verstrekt, afhankelijk van onze contractuele relatie met u.

Wanneer u solliciteert op een van onze vacatures, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

1. uw sollicitatie te beoordelen, waarvoor wij vertrouwen op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens om tot een eventuele overeenkomst met u te komen;
2. u in onze wervingsreserve te houden, waarvoor wij uw toestemming zullen vragen;
3. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u zich bij ons aanmeldt, zijn:

1. uw basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
2. informatie die u openbaar heeft gemaakt op sociale media;
3. informatie die u in uw cv en begeleidende brief hebt opgenomen;
4. alle andere persoonsgegevens die u hebt gekozen om in uw aanvraag op te nemen.

Wij zijn van mening dat de bovengenoemde doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens binnen ieders redelijke verwachtingen liggen. Voor alle persoonsgegevens die wij in de bovengenoemde omstandigheden hebben verzameld, willen wij echter duidelijk maken dat wij ook uw persoonsgegevens zullen verwerken:

1. om wettelijke verplichtingen na te komen of, voor zover het ons toegestaan is, te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten;
2. om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd, in welk geval wij ons beroepen op ons legitiem belang om zakelijke transacties te kunnen aangaan.

Wij willen benadrukken dat voor ons vertrouwelijkheid van het grootste belang zijn. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens alleen zullen verwerken wanneer dit is toegestaan, gelet op deze vertrouwelijkheidsverplichtingen.

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In principe delen wij uw persoonsgegevens met niemand anders dan de mensen die voor Archiefpunt werken, evenals met de leveranciers die ons helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren. Dit betekent dat alleen de volgende ontvangers uw persoonsgegevens ontvangen:

• u;
• uw werkgever of partners, maar alleen wanneer dit nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden (bijvoorbeeld wanneer uw werkgever onze leverancier of gebruiker is);
• de medewerkers en leveranciers van Archiefpunt;
• overheids- of gerechtelijke autoriteiten voor zover wij verplicht zijn om hen uw persoonsgegevens toe te zenden (bv. belastingdienst, politie of gerechtelijke autoriteiten).
  

Uw persoonsgegevens worden door ons niet buiten de Europese Economische Ruimte verzonden (de Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Wij zullen uw persoonsgegevens alleen buiten de EER doorgeven wanneer u of uw werkgever, als gebruiker of leverancier, vestigingen buiten de EER heeft waarmee wij moeten communiceren. Als er een overdracht zou plaatsvinden, zullen wij voldoende waarborgen nemen om uw persoonsgegevens bij overdracht te beschermen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie).

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of, wanneer wij u om uw toestemming hebben gevraagd, tot het moment dat u uw toestemming intrekt. In dit artikel voorzien wij u van de informatie die u nodig heeft om te beoordelen hoe lang wij uw persoonsgegevens identificeerbaar houden.

Als algemene regel geldt dat wij uw persoonsgegevens zullen de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn, zoals in dit artikel wordt uitgelegd, is verstreken. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter niet verwijderen als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat Archiefpunt verhindert deze te verwijderen.

Alle persoonsgegevens die wij via onze interacties met u verzamelen via de website, sociale media, telefoon, e-mail en andere digitale communicatiekanalen zullen wij zo lang bewaren als nodig is om met u te communiceren, maar ook om een historisch archief van onze communicatie te kunnen bijhouden. Dit stelt ons in staat om terug te keren naar eerdere communicatie als u bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen om u onze online nieuwsbrief of ander drukwerk toe te sturen, zullen wij bewaren zolang u ingeschreven blijft op onze mailinglijst of zolang u onze klant blijft.

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u ons uw visitekaartje overhandigt, bewaren wij zolang u ons niet verzoekt om uw persoonsgegevens te wissen.

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van een contractuele relatie met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, bewaren wij voor de duur van de contractuele relatie en ten minste tot 10 jaar daarna.

Alle persoonsgegevens die wij in het kader van uw aanvraag bij ons verzamelen, bewaren wij voor de duur van de aanvraagprocedure en, indien wij ervoor kiezen om uw diensten in te schakelen, voor de gehele duur van uw contract met ons en tot 10 jaar na beëindiging van het contract. Indien wij er niet voor kiezen om gebruik te maken van uw diensten, maar wij hebben u uitgenodigd voor een gesprek, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 5 jaar nadat het beoordelingsproces is afgesloten. Als u instemt met het opnemen van uw persoonsgegevens in onze wervingsreserve, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 5 jaar na ontvangst van uw persoonsgegevens.

7. Wat doen wij om uw persoonsgegevens veilig te bewaren?

Zoals eerder uitgelegd, is de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle gegevens die wij verwerken zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben we maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten onder meer de beperking van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die wij u hebben meegedeeld. We hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouw en processen te beveiligen.

8. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u een aantal rechten die u op de hieronder beschreven wijze kunt uitoefenen. Houd er rekening mee dat wanneer u een recht wilt uitoefenen, wij u om een identiteitsbewijs zullen vragen. Wij doen dit om te voorkomen dat wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens tegenkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als u en een recht in uw naam uitoefent.

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kunt zelfs een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er echter rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst te hebben tot uw persoonsgegevens.

Indien u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en daarbij duidelijk overlast veroorzaakt, kunnen wij deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u een administratieve vergoeding in rekening brengen om de kosten te dekken. Wij kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonsgegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van Archiefpunt, onevenredig zou kunnen schaden.

U hebt het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken (bijvoorbeeld om u nieuwsbrieven te sturen of om te reageren op een verzoek), zodat wij uw verzoek snel en accuraat kunnen beoordelen.

Als wij uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, bijvoorbeeld om u online nieuwsbrieven of ander drukwerk te sturen, hebt u het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen als deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, als het verzamelen ervan onwettig was of als u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om uw toestemming in te trekken of uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden om uw persoonsgegevens te verwijderen.

U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

• gedurende de tijd dat wij uw verzoek om correctie van uw persoonsgegevens beoordelen;
• gedurende de tijd dat wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen;
• wanneer een dergelijke verwerking onwettig was, maar u geeft de voorkeur aan een beperking boven wissen;
• wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze eigen belangen, d.w.z. u heeft ons geen toestemming gegeven en wij hebben ze niet nodig voor de uitvoering of uitvoering van een overeenkomst, noch om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, hebt u het recht om u te verzetten tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen wij u uw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij u om uw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot een verzoek. Dan moeten we uw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens staken.

Wanneer wij uw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van uw toestemming of omdat ze nodig waren voor de uitvoering of de uitvoering van een overeenkomst met u, hebt u het recht om een kopie van ons te verkrijgen in een gestructureerd, veel gebruikt en machine-leesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, vragen wij u ons een e-mail te sturen. U kunt ons bereiken op privacy@archiefpunt.be.

U kunt er zeker van zijn dat wij een e-mail van u, waarmee u aangeeft een recht uit te willen oefenen, niet zullen interpreteren als uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek.

In een verzoek moet duidelijk worden aangegeven en gespecificeerd welk recht u wenst uit te oefenen. Geef altijd aan in welke context wij uw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij uw aanvraag snel en zorgvuldig kunnen behandelen. Uw aanvraag moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van de voorkant van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij u daarvan zo spoedig mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte stellen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Archiefpunt, kunt u altijd contact met ons opnemen via bovenvermeld e-mailadres. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.

ARCHIEF-GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

De wijze waarop Archiefpunt persoonsgegevens verwerkt die opgenomen zijn in haar archieven wordt vastgelegd in dit archief-gegevensbeschermingsbeleid. Hierin wordt aangegeven aan welke principes Archiefpunt zich houdt.

1. Inleiding

Binnen Archiefpunt wordt gewerkt met persoonsgegevens van gebruikers en (content-) partners. De gegevens van gebruikers en (content) partners worden verzameld voor het goed uitvoeren van de taken van het Archiefpunt. Hierop is het algemeen gegevensbeschermingsbeleid van Archiefpunt van toepassing.

Daarnaast beheert Archiefpunt een databank met informatie over archiefbestanden ( genaamd Archiefbank). Deze databank is een initiatief van de Vlaamse Gemeenschap met als doelstelling de realisatie van een register van Vlaamse privaatrechtelijke archieven. De ontwikkeling van dit initiatief werd, conform het Cultureel-Erfgoeddecreet van 6 juli 2012 toegewezen aan Archiefpunt.

Na overbrenging van archiefbeschrijvingen in Archiefbank is Archiefpunt niet verplicht om op de hoogte te zijn en te blijven van de personen die in archiefbeschrijvingen voorkomen. In het kader van archivering in het algemeen belang is dit niet langer vereist, behalve wanneer dit in verband met de toegankelijkheid noodzakelijk is.

Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat Archiefpunt zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaat. Nieuwe technologische ontwikkelingen en innovatieve digitale voorzieningen stellen andere eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en privacy. Archiefpunt is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Archiefpunt houdt zich hierbij in het bijzonder aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) en de Belgische uitvoeringswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Uitgangspunten

Archiefpunt gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Archiefpunt houdt zich daarbij aan de uitgangspunten die hierna staan beschreven.

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Met dit archief-gegevensbeschermingsbeleid, alsook het extern-gegevensbeschermingsbeleid en het register van verwerkingsactiviteiten beoogt Archiefpunt duidelijkheid te geven over de wijze waarop Archiefpunt met persoonsgegevens omgaat.
Voor de persoonsgegevens die zich in overgemaakte archiefbeschrijvingen bevinden, vormt de AVG het wettelijk kader.

Grondslag en doelbinding

Archiefpunt zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Persoonsgegevens die voorkomen in overgemaakte archiefbeschrijvingen worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang.

Dataminimalisatie

Archiefpunt verwerkt de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Voor persoonsgegevens in overgemaakte archiefbeschrijvingen vindt, in overeenstemming met de AVG, na overmaking geen dataminimalisatie meer plaats.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens is nodig om de taken van het Archiefpunt goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Persoonsgegevens mogen op grond van de AVG voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt. Archiefpunt heeft een decretale taak om overgemaakte archiefbeschrijvingen voor onbepaalde tijd te bewaren.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Archiefpunt gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Archiefpunt voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in een intern informatiebeveiligingsbeleid.
Overgemaakte archiefbeschrijvingen worden voor raadpleging en gebruik beschikbaar gesteld conform de AVG en de wet van 30 juli 2018.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Archiefpunt afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.

Rechten

Archiefpunt honoreert alle rechten van betrokkenen, zover dit op grond van de AVG als de wet van 20 juli 2018 is voorgeschreven.
Met betrekking tot persoonsgegevens die in overgemaakte archiefbeschrijvingen voorkomen gelden, conform de AVG en de wet van 30 juli 2018, een aantal rechten van betrokkenen niet.
Zie onder punt 3 .

3. Archivering in het algemeen belang

De AVG kent een aantal specifieke uitzonderingen voor verwerkingen van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang. Een aantal van deze uitzonderingen werkt rechtstreeks. Daarnaast bevat artikel 89, derde lid AVG een specifieke bepaling op grond waarvan bij lidstatelijk recht kan worden afgeweken van enkele voorschriften van de verordening.

Informatieplicht

De informatieplicht is niet van toepassing op persoonsgegevens die in overgemaakte archiefbeschrijvingen voorkomen (artikel 14, vijfde lid, AVG). Gelet op de grote hoeveelheden archiefbeschrijvingen die worden overgebracht naar Archiefpunt, zou het informeren van alle betrokkenen een onmogelijke opgave worden. Wel informeren wij transparant over ons gegevensbeschermingsbeleid.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die voorkomen in overgemaakte archiefbeschrijvingen kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard. Deze archiefstukken worden bewaard met als doel het behoud van het Vlaamse culturele erfgoed.

Rechten van betrokkenen (artikel 89 AVG en artikel 186 ev. wet van 30 juli 2018)

De rechten van betrokken met betrekking tot persoonsgegevens die in overgebrachte archiefbeschrijvingen voorkomen, kunnen in het kader van archivering in het algemeen belang en op grond van artikel 89 AVG worden beperkt. Dit betekent het volgende:

• Recht op informatie: Archiefpunt voert geen onderzoek uit naar persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen. Het is aan de onderzoeker zelf om te achterhalen of en waar hij/zij in de archiefbeschrijvingen voorkomt.
• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om archiefbeschrijvingen te raadplegen, tenzij de verzoeken zo ongericht zijn dat deze in redelijkheid niet kunnen worden ingewilligd.
• Correctierecht: om de authenticiteit van de overgebrachte archiefbeschrijvingen te waarborgen is het niet mogelijk om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Wel kan het Archiefpunt op verzoek uw eigen lezing aan de archiefbeschrijvingen toevoegen.
• Recht van verzet: mochten overgemaakte archiefbeschrijvingen onjuiste persoonsgegevens bevatten, dan is het niet mogelijk de verwerking hiervan door Archiefpunt te blokkeren.
  
• Recht om vergeten te worden: dit recht is niet van toepassing op archiefbeschrijvingen die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Archiefpunt heeft namelijk als wettelijke taak de overgemaakte archiefbeschrijvingen voor onbepaalde tijd te bewaren.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien de betrokkenen hun persoonsgegevens in de overgemaakte archiefbeschrijvingen rechtstreeks aan Archiefpunt als verwerkingsverantwoordelijke hebben verstrekt, hebben de betrokkenen het recht hun persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
• Recht op bezwaar: Archiefpunt voert een taak van algemeen belang uit, waardoor het niet mogelijk is om bezwaar te maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens in overgemaakte archiefbeschrijvingen.
  

Verspreiding van persoonsgegevens (art. 205-206 wet van 30 juli 2018)

Archiefpunt kan persoonsgegevens verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang naar derden toe verspreiden. Het betreft in het bijzonder het bekendmaken van gegevens, zonder identificatie van deze derden.

Archiefpunt zal enkel niet-gepseudonimiseerde gegevens verspreiden indien:

• De betrokkene zijn toestemming heeft verleend.
• De gegevens door de betrokkene zelf zijn openbaar gemaakt.
• De gegevens nauw samenhangen met het openbare of historisch karakter van de betrokkene.
• De gegevens nauw samenhangen met het openbare of historisch karakter van de feiten waarbij de betrokkene betrokken was.

Archiefpunt mag in ieder geval gepseudonimiseerde gegevens verspreiden, tenzij wat betreft bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9.1 AVG)

Mededeling van persoonsgegevens (art. 207-208 wet van 30 juli 2018)

Archiefpunt kan persoonsgegevens verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang aan derden mededelen. Het betreft in het bijzonder de mededeling van gegevens, aan geïdentificeerde derden.

Archiefpunt kan niet-gepseudonimiseerde gegevens aan een geïdentificeerd derde meedelen voor de doeleinden van archivering in het algemeen belang, het wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Archiefpunt zal er in dat geval op toezien dat de geïdentificeerde derde de meegedeelde gegevens niet kan reproduceren, behalve op handgeschreven wijze wanneer:

• Het om bijzondere categorieën van persoonsgegevens gaat of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke feiten (art. 9.1 en 10 AVG)
• De overeenkomst tussen de verantwoordelijke voor de oorspronkelijke verwerking (de content partner) en Archiefpunt dit zou verbieden
• Die reproductie de veiligheid van de betrokkene in het gedrang kan brengen

Deze verplichting is evenwel niet van toepassing indien:

• De betrokkene zijn toestemming heeft verleend.
• De gegevens door de betrokkene zelf zijn openbaar gemaakt.
• De gegevens nauw samenhangen met het openbare of historisch karakter van de betrokkene.
• De gegevens nauw samenhangen met het openbare of historisch karakter van de feiten waarbij de betrokkene betrokken was.

4. Klacht

Als Archiefpunt een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van Archiefpunt worden behandeld. U kan Archiefpunt contacteren via privacy@archiefpunt.be. Indien u vindt dat Archiefpunt onvoldoende gevolg geeft aan uw klacht, kan u dit steeds aankaarten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse Toezichtcommissie.