Privacyverklaring – Archiefpunt
Laatst bijgewerkt: juni 2026
---
Samenvatting: Wat u moet weten
We hechten veel waarde aan uw privacy en willen u helder en transparant uitleggen hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Deze verkorte samenvatting geeft u snel inzicht in de belangrijkste punten. Voor de volledige details verwijzen we u naar de onderstaande secties.
Welke gegevens verzamelen we?
We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie, en technische gegevens (bijv. IP-adres, surfgedrag).
Waarom verwerken we uw gegevens?
- Om met u te communiceren (bijv. beantwoorden van vragen, nieuwsbrieven versturen);
- Om onze website, Archiefbank en sociale media te verbeteren;
- Om veiligheid en misbruik te voorkomen;
- Om contractuele verplichtingen na te komen (bijv. facturering, relatiebeheer);
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. archivering in het algemeen belang).
Met wie delen we uw gegevens?
Alleen met onze medewerkers, vertrouwde leveranciers en overheidsinstanties als dat wettelijk verplicht is. We delen nooit gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij u daar toestemming voor geeft.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Zolang als nodig is voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben (bijv. tot 10 jaar na beëindiging van een contract of 5 jaar na een sollicitatieprocedure). Metadata over archieven in Archiefbank worden onbeperkt bewaard, onder CC0-licentie.
Welke rechten heeft u?
U hebt het recht om:
- Uw gegevens in te zien;
- Fouten in uw gegevens te laten corrigeren;
- Uw gegevens te laten wissen (mits geen wettelijke verplichting tot bewaring);
- Bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens;
- Uw toestemming in te trekken (bijv. voor nieuwsbrieven).
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Stuur een gemotiveerd verzoek met een kopie van uw identiteitskaart naar privacy@archiefpunt.be. We reageren binnen 30 dagen.
Vragen of klachten?
Neem contact op via privacy@archiefpunt.be of de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
---
1. Inleiding: Waarom deze privacyverklaring?
Archiefpunt verwerkt persoonsgegevens om haar missie te vervullen: het beheren, beschermen en toegankelijk maken van cultureel erfgoed, waaronder archiefbestanden in Archiefbank. We willen u duidelijk en transparant informeren over:
- Welke gegevens we verzamelen;
- Waarom we ze verzamelen;
- Hoe lang we ze bewaren;
- Welke rechten u heeft;
- Hoe u die rechten kunt uitoefenen.
Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
2. Wie zijn wij?
Verantwoordelijke voor de verwerking:
Vzw Archiefpunt
📍 Bagattenstraat 174, 9000 Gent
📞 09 496 06 34
🌐 www.archiefpunt.be
📧 privacy@archiefpunt.be
🆔 Ondernemingsnummer: 0806.019.421
3. Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw gegevens in de volgende situaties:
| Situatie | Voorbeelden |
|---|---|
| Gebruik van onze diensten | Bezoeken van onze website, Archiefbank of sociale media; contact via e-mail, telefoon of formulieren. |
| Inschrijving voor nieuwsbrieven | Aanmelden voor onze digitale of gedrukte nieuwsbrieven. |
| Persoonlijke ontmoetingen | Overhandigen van een visitekaartje tijdens een evenement. |
| Contractuele relaties | Afsluiten van een overeenkomst (bijv. registratie in Archiefbank, inschrijving voor een vorming of event) als gebruiker of leverancier. |
| Sollicitaties | Reageren op een vacature. |
| Metadata over archieven, archiefvormers en archiefbeheerders | Ontvangen van derden (onder CC0-licentie) voor publicatie in Archiefbank. |
4. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?
Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die we verzamelen, de doelen waarvoor we ze gebruiken, en de rechtsgrondslag (wettelijke basis) voor die verwerking.
Algemene communicatie (website, Archiefbank, sociale media, e-mail, telefoon)
| Type gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie | Communiceren met u (bijv. beantwoorden van vragen, reacties op blogs) | Legitiem belang (art. 6.1.f AVG) |
| Inhoud van communicatie (e-mails, berichten) + technische details (datum, tijd, ontvanger) | Verbeteren van onze diensten en ervaring | Legitiem belang |
| IP-adres, browsertype, besturingssysteem, geografische locatie | Veiligheid en misbruik voorkomen (bijv. malware, illegale inhoud) | Legitiem belang |
| Surfgedrag (bezochte pagina’s, klikgedrag, duur) | Analyseren en verbeteren van onze website | Toestemming (via cookiebeleid) |
Nieuwsbrieven en drukwerk
| Type gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres | Versturen van nieuwsbrieven | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Postadres | Versturen van gedrukte publicaties | Toestemming of contractuele verplichting |
➡️ U kunt zich te allen tijde afmelden via de link in elke nieuwsbrief of door contact op te nemen met privacy@archiefpunt.be.
Visitekaartjes
| Type gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, functie, organisatie, contactgegevens (van het kaartje) | Relatiebeheer en netwerkopbouw | Legitiem belang |
Contractuele relaties (gebruikers, leveranciers, evenementen)
| Type gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, organisatie, functie | Nakomen van contractuele verplichtingen (bijv. facturering, dienstverlening) | Noodzakelijk voor uitvoering contract (art. 6.1.b AVG) of legitiem belang |
| Overige gegevens die u verstrekt | Administratie en relatiebeheer | Legitiem belang |
Sollicitaties
| Type gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer | Beoordelen van sollicitaties | Noodzakelijk voor totstandkoming contract (art. 6.1.b AVG) |
| CV, motivatiebrief, openbare profielen (LinkedIn, etc.) | Beoordelen van geschiktheid | Toestemming (voor wervingsreserve) of noodzakelijk voor contract |
➡️ Wervingsreserve: Als u toestemming geeft, bewaren we uw gegevens 5 jaar in onze reserve.
Metadata over archieven (Archiefbank)
Archiefpunt beheert de Archiefbank, een databank en een zoekportaal voor metadata over archieven, archiefvormers en archiefbeheerders. Deze metadata ontvangen we van derden en worden onder CC0-licentie aan ons verstrekt. Dit betekent:
- Doel: Toegankelijk maken van informatie over archieven voor onderzoek en publiek.
- Bewaartermijn: Onbeperkt (wettelijke taak voor behoud van cultureel erfgoed).
- Soort gegevens: Metadata zoals:
- Naam van de betrokkene (bijv. organisatie of persoon);
- Beschrijving van het archief (inhoud, omvang, periode);
- Contactgegevens van de archiefbeheerder;
- Toegankelijkheidsinformatie.
Belangrijk:
- We verzamelen deze metadata niet zelf, maar ontvangen ze van derden.
- We publiceren deze gegevens onder CC0-licentie, wat betekent dat ze vrij te gebruiken en te delen zijn.
- Voor deze metadata gelden specifieke regels (zie §9. Archief-gegevensbeschermingsbeleid).
5. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We delen uw gegevens alleen met:
| Ontvanger | Reden | Locatie |
|---|---|---|
| Onze medewerkers | Verwerking voor de doelen in §4 | Binnen de EER |
| Vertrouwde leveranciers (bijv. hosting, nieuwsbrieftools) | Ondersteuning bij verwerking | Binnen de EER |
| Uw werkgever/partner | Als u namens hen handelt (bijv. als leverancier) | Afhankelijk van uw locatie |
| Overheidsinstanties (politie, belastingdienst, gerecht) | Wettelijke verplichting | Binnen de EER |
| Derden (voor Archiefbank) | Publicatie van metadata onder CC0-licentie | Wereldwijd (open data) |
We delen uw gegevens niet buiten de EER, tenzij:
- U of uw werkgever vestigingen buiten de EER heeft;
- We voldoende waarborgen treffen (bijv. EU-modelcontracten).
6. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben. Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen:
| Type gegevens | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Algemene communicatie (e-mails, formulieren, sociale media) | Zolang als nodig voor communicatie + historisch archief | Terugkoppelen naar eerdere gesprekken |
| Nieuwsbriefabonnees | Tot u zich afmeldt | Actieve communicatie |
| Visitekaartjes | Tot u om verwijdering vraagt | Relatiebeheer |
| Contractuele gegevens (gebruikers/leveranciers) | 10 jaar na beëindiging contract | Wettelijke verplichtingen (bijv. facturering) |
| Sollicitaties (afgewezen) | 5 jaar na afsluiting procedure | Wervingsreserve (met toestemming) |
| Sollicitaties (aangenomen) | 10 jaar na beëindiging contract | Administratie |
| Archiefbank-gegevens | Onbeperkt | Wettelijke taak (behoud cultureel erfgoed) |
| Metadata over archieven (Archiefbank) | Onbeperkt | Wettelijke taak (behoud cultureel erfgoed) + CC0-licentie |
Uitzonderingen:
- Als een wettelijke verplichting (bijv. belastingwetgeving) ons verplicht gegevens langer te bewaren;
- Als een gerechtelijk bevel de verwijdering verbiedt.
7. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
We nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- Beperking tot noodzakelijke gegevens: We verzamelen alleen gegevens die absoluut nodig zijn.
- Veilige opslag: Gegevens worden opgeslagen in beveiligde systemen met toegang alleen voor geautoriseerde medewerkers.
- Contractuele waarborgen: Leveranciers moeten voldoen aan strenge veiligheidseisen (bijv. GDPR-compliante verwerkersovereenkomsten).
- Fysieke beveiliging: Onze kantoren zijn fysiek beveiligd.
- Regelmatige audits: We testen onze systemen op kwetsbaarheden en passen beveiliging aan waar nodig.
8. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
U hebt de volgende rechten onder de AVG. Om een recht uit te oefenen, stuur een gemotiveerd verzoek met een kopie van uw identiteitskaart naar privacy@archiefpunt.be. We reageren binnen 30 dagen.
Recht op inzage (art. 15 AVG)
Wat kunt u vragen? Een overzicht van de persoonsgegevens die we over u verwerken.
Hoe? Specificeer voor welke verwerkingsactiviteiten u inzage wilt (bijv. nieuwsbrief, contract).
Kosten: Gratis, tenzij herhaalde verzoeken onevenredige kosten veroorzaken.
Recht op correctie (art. 16 AVG)
Wat kunt u vragen? Correctie van onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens.
Hoe? Geef aan in welke context de gegevens gebruikt worden (bijv. facturering, nieuwsbrief).
Recht op verwijdering („recht om vergeten te worden“, art. 17 AVG)
Wanneer kunt u dit vragen?
- Als uw gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;
- Als u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrondslag is;
- Als de verwerking onwettig was.
Uitzonderingen: We kunnen weigeren als:
- We wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren (bijv. facturen);
- De gegevens nodig zijn voor een gerechtelijke procedure.
- De gegevens onder CC0-licentie in Archiefbank zijn gepubliceerd (zie §9.3).
Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
Wanneer kunt u dit vragen?
- Tijdens het onderzoeken van een correctieverzoek;
- Tijdens het beoordelen van een bezwaarschrift;
- Als de verwerking onwettig was, maar u verkiest beperking boven verwijdering;
- Als we uw gegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig hebt voor een rechtszaak.
Recht op verzet (art. 21 AVG)
Wanneer kunt u bezwaar maken?
- Tegen verwerking op basis van legitiem belang (bijv. direct marketing);
- Tegen verwerking voor wetenschappelijk of historisch onderzoek (beperkt mogelijk).
Hoe? Leg uit waarom uw belangen zwaarder wegen dan die van Archiefpunt.
Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
Wat kunt u vragen? Een gestructureerde, machine-leesbare kopie van uw gegevens (alleen gegevens die u ons heeft verstrekt).
Doel: Overzetten naar een andere dienstverlener.
9. Archief-gegevensbeschermingsbeleid
9.1 Inleiding
Archiefpunt beheert Archiefbank, een zoekportaal voor metadata over privaatrechtelijke archieven in Vlaanderen. Voor persoonsgegevens in deze metadata gelden specifieke regels onder de AVG (art. 89) en de wet van 30 juli 2018, omdat deze gegevens worden verwerkt voor archivering in het algemeen belang.
9.2 Uitgangspunten
We hanteren de volgende principes:
- Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie: Verwerking volgens de wet en met zorg.
- Doelbinding: Gegevens worden alleen verwerkt voor archivering in het algemeen belang.
- Dataminimalisatie: Alleen minimaal noodzakelijke gegevens worden verwerkt (behalve voor overgemaakte archiefstukken).
- Bewaartermijn: Onbeperkt voor archiefdoeleinden (wettelijke taak).
- Integriteit en vertrouwelijkheid: Gegevens worden veilig en vertrouwelijk beheerd.
- Open data: Metadata worden met ons gedeeld en gepubliceerd onder CC0-licentie, wat betekent dat ze vrij te gebruiken en te delen zijn.
9.3 Rechten van betrokkenen (art. 89 AVG)
Voor persoonsgegevens in overgemaakte archiefbeschrijvingen gelden beperkingen op de volgende rechten:
| Recht | Toepassing | Uitzondering |
|---|---|---|
| Inzagerecht | U kunt archiefbeschrijvingen raadplegen | Alleen als verzoeken ongericht zijn |
| Correctierecht | Geen correctie mogelijk (authenticiteit) | Wel toevoegen van uw eigen lezing |
| Recht op verzet | Niet mogelijk | - |
| Recht om vergeten te worden | Niet van toepassing | Wettelijke taak om archieven te bewaren |
| Recht op dataportabiliteit | Alleen als u de gegevens rechtstreeks aan Archiefpunt heeft verstrekt | - |
9.4 Verspreiding van metadata (Archiefbank)
De metadata in Archiefbank worden openbaar gepubliceerd onder CC0-licentie. Dit betekent:
- Iedereen mag de metadata vrij gebruiken, delen en aanpassen, zolang:
- De bron (Archiefbank/Archiefpunt) wordt vermeld (hoewel dit niet verplicht is onder CC0);
- De gegevens niet worden gebruikt voor onwettige doeleinden.
Beperkingen voor bijzondere persoonsgegevens:
- Metadata die bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten (bijv. gezondheid, ras, religie, strafrechtelijke gegevens) worden niet openbaar gepubliceerd, tenzij:
- De betrokkene toestemming heeft gegeven;
- De gegevens openbaar zijn gemaakt door de betrokkene;
- De gegevens nauw samenhangen met het openbare of historisch karakter van de betrokkene of de feiten.
10. Klachten en contact
Vragen of verzoeken?
Stuur een e-mail naar privacy@archiefpunt.be met:
- Een duidelijke omschrijving van uw verzoek;
- Een kopie van uw identiteitskaart (voor verificatie);
- De context (bijv. „gegevens uit sollicitatie 2025“).
We bevestigen ontvangst binnen 24 uur en behandelen uw verzoek binnen 30 dagen.
Klacht indienen
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij:
- Archiefpunt: privacy@archiefpunt.be
- Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
📍 Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
📧 contact@apd-gba.be
🌐 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijzigingen aan dit beleid
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze praktijken of wettelijke verplichtingen veranderen. Wijzigingen worden:
- Gepubliceerd op deze pagina;
- Meegedeeld via e-mail (indien van toepassing).
Laatste update: Juni 2026