Wat doe je wanneer je zelf niet in staat bent om je archieven bij te houden? Je kan bij diverse archiefinstellingen terecht. Vlaanderen heeft een uitgebreid netwerk van gespecialiseerde instellingen die je graag verder zullen helpen bij de mogelijke bewaring van je archief.
Er zijn twee soorten archiefinstellingen: de privaatrechtelijke en de openbare archieven. De laatste categorie is wellicht de meest bekende: gemeenten en steden hebben een archief, de provincies ook en aan de top van de piramide staat het Rijksarchief. De openbare archieven nemen in eerste instantie materiaal op van officiële instanties, zoals de bevolkingsdienst, de provinciale milieudienst of het ministerie van Defensie. Openbare archiefinstellingen kunnen ook privé-archieven opnemen.
In het laatste kwart van vorige eeuw is in Vlaanderen ook een uitgebreid netwerk ontstaan van privaatrechtelijke instellingen die zich specialiseren rond bepaalde thema’s: religie, architectuur, sociale strijd, literatuur, nationale bewegingen...Heel wat van die archiefinstellingen zijn door de Vlaamse overheid erkend en krijgen werkingssubsidies. Bondige informatie over verschillende instellingen vind je op de websites van TRACKS en de VVBAD.
Bij al deze archiefinstellingen kan je terecht met allerlei vragen over het behoud en beheer van jouw eigen archief. Zij hebben ook ervaring met het organiseren van tentoonstellingen, lezingen, publiceren van brochures of boeken en andere activiteiten. Weet je niet bij welke instelling je moet zijn, neem dan gerust contact op met Archiefpunt.
Wil je je archief overdragen aan een professionele archiefinstelling, dan kan je twee zaken doen:
Heel vaak willen archiefinstellingen het archief ter plaatse komen bekijken om het te evalueren en na te gaan of het archief bij het collectieprofiel van de bewaarinstelling past. Tijdens dat plaatsbezoek kan er advies worden verleend en kunnen er afspraken worden gemaakt over de mogelijke overdracht en het transport van het archief.
Dat transport kan op twee manieren worden georganiseerd. Dit gebeurt altijd in overleg met de archiefinstelling: