Hier vind je een handleiding voor het invoeren van fiches in de Archiefbank. Stap voor stap wordt uitgelegd welke acties je kan ondernemen.
Hier vind je een handleiding voor het invoeren van fiches in de Archiefbank. Stap voor stap wordt uitgelegd welke acties je kan ondernemen.
Je hebt informatie over privéarchieven en -collecties en wil die ontsluiten? Dan ben je bij Archiefpunt aan het juiste adres. Via onze databank, de Archiefbank, kan je die gegevens snel en gebruiksvriendelijk invoeren en ontsluiten. Ondervind je tijdens dit proces moeilijkheden of problemen, neem dan contact op via info@archiefpunt.be.
Om een nieuwe archief- of collectiebeschrijving, een nieuwe samensteller of beheerder aan te maken, moet je over een gebruikersaccount beschikken en ingelogd zijn als invoerder. Je kan dit account zelf aanmaken. Je kan er ook voor kiezen om het archief en de collectie aan te melden via het aanmeldingsformulier in de rubriek “Archief signaleren”. In dit laatste geval zal een medewerker van Archiefpunt de gegevens die door jou worden aangeleverd, opnemen in de databank.
Het registratieformulier voor een invoeraccount kan je op twee manieren bereiken:
Vul alle velden in om je account aan te maken. Als je klaar bent, klik op registreer om je account te activeren.
Na activatie dien je nog aan te geven of je tot een erfgoedinstelling behoort of niet. Dit bepaalt mee welke fiches je te zien krijgt in jouw persoonlijke dashboard en hoe jouw activiteiten worden gelogd in de databank. Ben je niet verbonden aan een erfgoedinstelling? Geen enkel probleem! Ook als privépersoon kan je nieuwe beschrijvingen maken en bewerken.
Nu ben je klaar om aan de slag te gaan in de databank. Mocht je jouw gegevens willen aanpassen of je wachtwoord wijzigen, dan kan je dit doen onderaan jouw persoonlijke dashboard.
Om een nieuwe beschrijving aan te maken, klik je op de knop Archief invoeren in het hoofdmenu. Vervolgens kies je 1. Manuele invoer. Het kan zijn dat je gevraagd wordt om (opnieuw) in te loggen.
De invoer is in drie stappen opgedeeld: het aanmaken van een nieuwe beschrijving (1), het vervolledigen van de fiches (2) en het verrijken van de gegevens (3). Voor alles over het verrijken van data kijk hier.
Voor je start met het invullen van de velden, kies je welk type fiche je wil invoeren. Er zijn drie types fiche in de databank:
Na de keuze krijg je wat we de “minimale invoer” noemen. Dit zijn alle velden die verplicht zijn om een beschrijving in de databank aan te maken. Hieronder volgt per type welke velden aan bod komen.
Geef hier de titel van de archief- of collectiebeschrijving. Kies voor een formele, korte en duidelijke titel, die opgebouwd is als volgt:
Terminologie:
Let bij de aanmaak van verschillende beschrijvingen op een zo consequent mogelijk gebruik van termen!
→ Plaats steeds een significant woord vooraan (geen lidwoorden of voorzetsels).
→ Gebruik bij voorkeur de termen 'archief' of 'collectie'. Gebruik geen alternatieven in de titelbeschrijving, zoals bv. "papieren" of "archivalia" (synoniem van stukken).
→ Probeer te vermijden dat er verwarring ontstaat met archiefbestanden en collecties bewaard in andere archiefbewaarplaatsen. Voeg bijvoorbeeld een gemeente toe in de titel.
Enkele goede voorbeelden van titels:
Een meer uitgebreide beschrijving geef je in het veld 'Inhoud en Bereik' bij de uitgebreidere invoer.
Datering bestaat uit twee delen: een systematische en een vrije omschrijving. Beide zijn verplicht in te vullen.
Systematisch:
Vrije omschrijving:
In dit veld ken je een beschrijvingsniveau toe aan de archief- of collectiebeschrijving. Zo is het mogelijk hiërarchische relaties tussen beschrijvingen weer te geven.
De keuzelijst bevat drie hiërarchische niveaus: fonds, archief/collectie, deelarchief/deelcollectie. Een virtuele collectie staat op zichzelf. In het overgrote deel van de gevallen gaat het om een archief (bestandsniveau). Die keuze staat standaard ingesteld.
Terminologie:
De “parent” is de archief- of collectiebeschrijving die zich qua beschrijvingsniveau net boven de te beschrijven eenheid bevindt. Hiermee kan je een hiërarchische structuur tussen verschillende beschrijvingen aangeven.
→ Elke archief- of collectiebeschrijving kan slechts één parent (bovenliggende niveau) bezitten.
→ De parent van een Archief is een Fonds of een Collectie. Het is een relatie die je kan, maar niet moet aangeven. Een fonds is immers een "groep" van gelijksoortige of verwante archieven die zich (meestal) in dezelfde bewaarplaats bevinden. Een collectie is een verzameling documenten of objecten die doelbewust volgens een bepaald criterium bijeengebracht zijn en op of vanuit één plaats beheerd worden.
→ De parent van een Deelarchief is een Archief. Wanneer je een deelarchief aanmaakt, ben je verplicht de relatie met het bovenliggende archief aan te geven.
→ De parent van een Deelcollectie is steeds een Collectie. Wanneer je een deelcollectie aanmaakt, ben je verplicht de relatie met de bovenliggende collectie aan te geven.
→ Voor het toekennen van een parent ga je als volgt te werk:
De samensteller is de organisatie, persoon of familie die uit hoofde van zijn of haar activiteiten of ter vervulling van zijn of haar taken het archief heeft ontvangen of opgemaakt. Voor collecties noteer je in dit veld de verzamelaar of collectioneur van de verzameling. Dit kan een persoon of een organisatie zijn. Voor virtuele collecties geef je hier de initiatiefnemer van de virtuele collectie op. Dit is dezelfde als wat je aangaf bij bewaarplaats.
→ Voor het toekennen van de samensteller ga je als volgt te werk:
→ Vervolgens selecteer je uit de keuzelijst welke rol de samensteller heeft in relatie tot het archief/de collectie.
De opties zijn:
Iedere archief- of collectiebeschrijving moet via de identificatievelden gelinkt worden aan (minstens) één bewaarplaats. Je moet een bewaarplaats kiezen uit een keuzelijst. Indien je de bewaarplaats niet vindt in de lijst, moet je een nieuwe bewaarplaats aanmaken.
→ De Beheerder is de organisatie, persoon of familie die zich bezighoudt met het bewaren en beheren van het archief/de collectie.
→ Voor het toekennen van de beheerder ga je als volgt te werk:
→ Vervolgens selecteer uit de keuzelijst welke rol de beheerder heeft in relatie tot het archief/de collectie. De opties zijn:
Door middel van drie bepalingen kan je weergeven welke juridische beperkingen van toepassing zijn op het archief/de collectie:
Sommige archieven/collecties vereisen bepaalde procedures voor raadpleging. Hier kan je uit de keuzelijst de raadplegingsstatus kiezen die de specifieke situatie het best omschrijft.
In het vrije tekstveld kan je verder beschrijven welke stappen personen moeten nemen om het archief/de collectie te kunnen raadplegen.
De data die opgenomen worden in de Archiefbank worden gepubliceerd onder de CC0 licentie voor vrij (her)gebruik. Op deze manier wil Archiefpunt de data uit de Archiefbank maximaal kunnen ontsluiten.
Selecteer uit de keuzelijst om wat voor type samensteller het gaat. De keuzes zijn:
Kies uit de keuzelijst welk type naam je wil invoeren. De opties zijn:
Naargelang het type samensteller gelden er andere richtlijnen omtrent de naamgeving:
Geef hier de datering op die het begin en einde aangeeft van de bestaansperiode van de persoon, familie of organisatie. Voor personen zijn dat het geboorte- en sterftejaar, voor organisaties de stichtingsdatum en eventueel het laatste jaar van bestaan. Datering bestaat uit twee delen: een systematische en een vrije omschrijving. Beide zijn verplicht in te vullen.
Systematisch:
Vrije omschrijving:
Selecteer uit de keuzelijst om wat voor type beheerder het gaat. De keuzes zijn:
Kies uit de keuzelijst welk type naam je wil invoeren. De opties zijn:
Naargelang het type samensteller gelden er andere richtlijnen omtrent de naamgeving:
Geef hier de datering op die het begin en einde aangeeft van de bestaansperiode van de persoon, familie of organisatie. Voor personen zijn dat het geboorte- en sterftejaar, voor organisaties de stichtingsdatum en eventueel het laatste jaar van bestaan. Datering bestaat uit twee delen: een systematische en een vrije omschrijving. Beide zijn verplicht in te vullen.
Systematisch:
Vrije omschrijving:
Selecteer welk type erkenning de bewaarder geniet. Bewaar je het archief/de collectie bij jou thuis, selecteer dan “geen erkenning”.
Nadat je de minimale invoer doorlopen hebt, kan je uiteraard de gegevens aanvullen. Dit kan op twee manieren:
Let wel op: je moet altijd ingelogd zijn om fiches in te voeren en te bewerken!
Een identificatienummer dient om een bepaald object (in dit geval een fiche) te herkennen en te kunnen benoemen. Een archief kan verschillende identificatienummers hebben: er kan een uri bestaan dat naar dat archief verwijst maar het archief kan ook een specifieke archiefcode hebben die gebruikt wordt binnen een bewaarinstelling om naar dat archief te verwijzen. Een ander voorbeeld is het identificatienummer dat dit archief heeft binnen de Archiefbank zelf. Om deze veelheid aan identificatiemogelijkheden bevattelijk te maken, kan je die hier toevoegen. Telkens moet je ook specifiëren welk type identificatienummer je toevoegt, zo is het voor iedereen meteen duidelijk wat voor identificatie ze bekijken.
In dit veld geef je de omvang en/of dragers aan van het archiefbestand of de collectie.
Geef in dit tekstveld informatie over de (hoofd)talen waarin de documenten van het archief of de collectie zijn opgesteld.
Geef in dit tekstveld informatie over de bewaringsgeschiedenis van het archief of de collectie: de eventuele opeenvolgende eigenaars en bewaarplaatsen.
Geef in dit tekstveld informatie over de manier waarop het archief of de collectie in de huidige bewaarplaats is terechtgekomen.
Geef in dit tekstveld informatie (inhoud, timing, omvang) over de te verwachten aanvullingen bij het archief of de collectie. Bv. de collectie wordt nog steeds aangevuld. Je kan in dit tekstveld informatie meegeven over de eventuele schoningsoperaties die werden of zullen worden uitgevoerd op het archief of de collectie. Bv. de knipselcollectie in het archief werd vernietigd.
Geef in dit tekstveld informatie over de wijze waarop het archief of de collectie werd gevormd, over de specifieke karakteristieken van de interne structuur. Bv. de collectie werd door de verzamelaar per materiaalsoort en vervolgens chronologisch geordend. Deze ordening bleef behouden na overdracht naar het museum.
Een waardering is een participatief proces waarbij de erfgoedwaarde van een archief of collectie wordt onderzocht. De waarderingen in de Archiefbank zijn gebaseerd op Significance 2.0.
Meer info nodig over waarderingen? Neem een kijkje op de website van FARO.
Om een waardering toe te voegen, klik je op Extra toevoegen.
De waardestelling is een beredeneerde, leesbare samenvatting van de waarden, de betekenis en het belang van een archief/collectie. Hier vat je kort samen wat je in de onderstaande velden uitgebreider uitwerkt.
Kies eerst het type waarde dat je gaat beschrijven. Er zijn vier opties: Artistieke en esthetische waarde, Sociale en spirituele waarde, Wetenschappelijke en onderzoekswaarde en Historische waarde. Vervolgens kan je dan die waarde beschrijven in het vrije tekstveld. Om een nieuwe waarde te beschrijven, klik je op Extra toevoegen.
Kies eerst het type waarde dat je gaat beschrijven. Er zijn vier opties: Conditie en compleetheid, Zeldzaamheid en uniciteit, Herkomst en Ontwikkelingspotentieel. Vervolgens kan je dan die waarde beschrijven in het vrije tekstveld. Om een nieuwe waarde te beschrijven, klik je op Extra toevoegen.
Geef in dit tekstveld informatie over de bestaande ontsluitingsinstrumenten van het archief of de collectie: al dan niet gepubliceerde inventarissen, plaatsingslijsten, magazijnstaten, indexen, klappers of informatie over toegang tot gedigitaliseerde stukken. Geef ook aan waar de ontsluitingsinstrumenten kunnen worden geraadpleegd.
Beschrijf de publicaties volgens de Chicago-stijl die gebruik hebben gemaakt van het archief/de collectie.
In dit tekstveld kan je de relevante literatuur vermelden die informatie bevat over het archief of de collectie, of de literatuur die werd gebruikt voor het aanmaken van de beschrijving.
Je kan één of meerdere onderwerpstrefwoorden toekennen aan een archief- of collectiebeschrijving. Je moet de trefwoorden kiezen uit een vaste lijst, namelijk de trefwoordenlijst van de Archiefbank zelf.
Je kan één of meerdere namen van personen, organisaties of families als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit de lijst van authority records.
Je kan één of meerdere trefwoorden toekennen die een historische periode aanduiden.
Je kan één of meerdere plaatsnamen als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit een lijst van plaatsnamen.
In dit tekstveld kan je gegevens noteren die niet in een van de andere velden kunnen worden ondergebracht. Probeer herhalingen te vermijden.
Een identificatienummer dient om een bepaald object (in dit geval een samensteller) te herkennen en te kunnen benoemen. Een samensteller kan verschillende identificatienummers hebben: er kan een uri bestaan dat naar die samensteller (of een beschrijving van die samensteller) verwijst, maar de samensteller kan ook een specifieke code hebben die gebruikt wordt binnen een bewaarinstelling om naar die samensteller te verwijzen. Een ander voorbeeld is het identificatienummer dat die samensteller heeft binnen de Archiefbank zelf. Om deze veelheid aan identificatiemogelijkheden bevattelijk te maken, kan je die hier toevoegen.
Geef in dit tekstveld informatie over de (hoofd)talen die van toepassing zijn op de samensteller, zoals de moedertaal, omgangstaal of andere talen die de persoon machtig is. Bij een organisatie vermeld je minstens de bestuurstaal die gehanteerd wordt. Andere talen die gelinkt zijn aan de organisatie kan je ook vermelden.
Geef in dit tekstveld informatie over de levensloop van de samensteller.
Selecteer uit de keuzelijst welke functies van toepassing zijn op de samensteller.
Je kan één of meerdere onderwerpstrefwoorden toekennen aan een samensteller. Je moet de trefwoorden kiezen uit een vaste lijst, namelijk de trefwoordenlijst van de Archiefbank zelf.
Je kan één of meerdere namen van personen, organisaties of families als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit de lijst van authority records.
Je kan één of meerdere trefwoorden toekennen die een historische periode aanduiden.
Je kan één of meerdere plaatsnamen als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit een lijst van plaatsnamen.
Beschrijf de publicaties volgens de Chicago-stijl die gebruikmaakten van de samensteller.
In dit tekstveld kan je de relevante literatuur vermelden die informatie bevat over de samensteller, of de literatuur die werd gebruikt voor het aanmaken van de beschrijving.
In dit tekstveld kan je gegevens noteren die niet in een van de andere velden kunnen worden ondergebracht. Probeer herhalingen te vermijden.
Een identificatienummer dient om een bepaald object (in dit geval een beheerder) te herkennen en te kunnen benoemen. Een beheerder kan verschillende identificatienummers hebben: er kan een uri bestaan dat naar die beheerder (of een beschrijving van die beheerder) verwijst, maar de beheerder kan ook een specifieke code hebben die gebruikt wordt om binnen (inter)nationale context naar die beheerder te verwijzen. Een ander voorbeeld is het identificatienummer dat die beheerder heeft binnen de Archiefbank zelf. Om deze veelheid aan identificatiemogelijkheden bevattelijk te maken, kan je die hier toevoegen.
Geef in dit tekstveld informatie over de (hoofd)talen die van toepassing zijn op de beheerder. Bij een organisatie vermeld je minstens de bestuurstaal die gehanteerd wordt. Je kan ook de talen vermelden waarin een bezoeker kan verwelkomd worden. Bij een persoon kan je bijvoorbeeld de moedertaal, omgangstaal of andere talen die de persoon machtig is noteren.
Geef in dit tekstveld informatie over de geschiedenis van de beheerder.
Geef het adres op waar de bewaarder zich bevindt.
→ Deze gegevens worden gepubliceerd op de website en zijn dus publiek toegankelijk. Je kan er ook voor kiezen enkel de gemeente op te geven.
Geef het algemene telefoonnummer op waar geïnteresseerden naar kunnen bellen met vragen.
Geef het algemene e-mailadres op waar geïnteresseerden naar kunnen mailen met vragen.
Geef de url van de website van de beheerder waar geïnteresseerden meer informatie kunnen vinden.
Omschrijf de gebouwen waartoe lezers toegang hebben en/of de opslagfaciliteiten. Geef hier informatie betreffende de gebouwen, zoals de bewaarcapaciteit in strekkende meters planklengte, aanwezigheid van een leeszaal of een consultatieruimte.
In dit veld kan je vermelden of de collectie die beheerd wordt bij deze beheerder ontsloten is in de vorm van een catalogus, plaatsingslijst,...
Schrijf hier de openingsuren van de beheerder neer. Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, bv. ma-vr: tussen 09:00-12:30 en 13:00-17:00
Beschrijf de voorwaarden/procedures om toegang te krijgen tot het gebouw/de collectie.
Vink aan welke faciliteiten aanwezig zijn in de gebouwen van de beheerder.
Je kan één of meerdere onderwerpstrefwoorden toekennen aan een beheerder. Je moet de trefwoorden kiezen uit een vaste lijst, namelijk de trefwoordenlijst van de Archiefbank zelf.
Je kan één of meerdere namen van personen, organisaties of families als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit de lijst van authority records.
Je kan één of meerdere trefwoorden toekennen die een historische periode aanduiden.
Je kan één of meerdere plaatsnamen als trefwoord toekennen aan de beschrijving. Je moet hiervoor kiezen uit een lijst van plaatsnamen.
Beschrijf de publicaties volgens de Chicago-stijl die gebruikmaakten van de beheerder.
In dit tekstveld kan je de relevante literatuur vermelden die informatie bevat over de beheerder, of de literatuur die werd gebruikt voor het aanmaken van de beschrijving.
In dit tekstveld kan je gegevens noteren die niet in een van de andere velden kunnen worden ondergebracht. Probeer herhalingen te vermijden.