De Archiefbank herbergt een schatkist aan informatie maar hoe vind je wat je nodig hebt? In deze korte handleiding krijg je handvaten aangereikt om aan de slag te kunnen.
De Archiefbank herbergt een schatkist aan informatie maar hoe vind je wat je nodig hebt? In deze korte handleiding krijg je handvaten aangereikt om aan de slag te kunnen.
De Archiefbank is de centrale databank voor privéarchieven en -collecties in Vlaanderen en Brussel. Die archieven en collecties weerspiegelen uiteenlopende activiteiten van verschillende maatschappelijke actoren doorheen de geschiedenis van Vlaanderen en Brussel. Je vindt er archieven terug m.b.t. economie, sport, religie, zorg en welzijn, kunst en letteren, onderwijs, politiek enzovoort. De databank bevat beschrijvingen van organisatie- familie- en persoonsarchieven. Naast archieven vind je er heel wat beschrijvingen van collecties terug. De archief- en collectiebeschrijvingen worden vanzelfsprekend gekoppeld aan bewaarplaatsen en personen, zo weet je waar je moet zijn en wie je moet contacteren om deze documenten te consulteren.
In de Archiefbank vind je bij uitzondering ook data over publiekrechtelijk archiefmateriaal, met name archieven van kerkfabrieken. Het onderscheid tussen de privaatrechtelijke parochie-archieven en de publiekrechtelijke archieven van kerkfabrieken wordt in de dagelijkse praktijk niet altijd strikt toegepast, waardoor soms ook beschrijvingen van kerkfabrieken in de Archiefbank zijn opgenomen. Verder bevat de databank geen info over publiekrechtelijk of overheidsarchief. Daarvoor kan je terecht bij de databanken van collega-instellingen zoals het Rijksarchief, stads- en gemeentearchieven.
De privéarchieven en -collecties dienen zich in Vlaanderen en Brussel te bevinden of moeten met deze geografische entiteiten in verband staan. Dat betekent dat ook archieven van buitenlandse oorsprong en archieven die in het buitenland bewaard worden, in aanmerking komen voor registratie in de databank, net zoals archief betreffende gebieden die niet tot die entiteiten behoren. Niet alleen worden de privéarchieven en -collecties geregistreerd die zich bevinden in archiefinstellingen, bibliotheken, prentenkabinetten enz., maar ook de archieven die worden bewaard in niet-publieke bewaarplaatsen zoals privé-woningen en bedrijfsruimten.
Er wordt geen chronologische begrenzing voorzien: alle privéarchieven en -collecties tot heden worden geregistreerd. Door de aangroei van de collecties van de archiefinstellingen, de verdere ontsluiting van die archieven en de voortdurende prospectie naar archieven, dient de databank permanent geactualiseerd en aangevuld te worden. De Archiefbank is daardoor een work in progress en het resultaat van teamwork, die steunt op een open en collectief samenwerkingsverband waarin de archiefsector en de brede erfgoedsector zijn betrokken.
Je kan de Archiefbank bevragen net zoals elke andere databank of zoekmachine. Zoeken doe je aan de hand van zoektermen die verband houden met datgene wat je zoekt. Zoek je naar informatie over fanfaretradities in Vlaanderen, type je best niet fanfaretradities in Vlaanderen in, maar beter enkel fanfare of harmonie. Nog beter is het combineren van zoektermen met de Booleaanse operatoren AND, OR en NOT.. Die zorgen ervoor dat je zoektermen op een gerichte en efficiënte manier kan kneden tot een zoekopdracht. Met fanfare AND harmonie vraag je aan de databank om enkel resultaten te geven die zowel het labeltje fanfare als harmonie hebben vastkleven. Enkel dan krijg je die items te zien in je zoekresultaten. Met fanfare OR harmonie vraag je aan de databank om resultaten die het label fanfare hebben, resultaten met het label harmonie en resultaten die beide labels hebben. Dit is een ideale operator om te gebruiken als je synoniemen en parallelle benamingen wil gebruiken. Met fanfare NOT harmonie tenslotte vraag je de zoekmachine om resultaten die enkel het label fanfare hebben. Resultaten die zowel het label fanfare als het label harmonie hebben worden uitgesloten, net als resultaten met het label harmonie.
Het loont om deze operatoren gericht te gebruiken en om verschillende zoektermen te proberen wanneer je vastzit.
Bij eenvoudig zoeken kan je in de zoekbalk eenvoudig jouw zoekopdracht intypen. Boven de zoekbalk vind je drie knoppen: Archief/collectie, Samensteller en Beheerder. Hiermee kan je reeds aanduiden wat je gaat zoeken.. Door op Archief/collectie te klikken zal je enkel resultaten van archief- en collectiebeschrijvingen krijgen. Hetzelfde geldt voor Samensteller (hiermee zoek je op personen, families en/of instellingen die archieven of collecties hebben vormgegeven) en Beheerder (dit zijn personen, families of instellingen die archieven en/of collecties bewaren en beheren) . Je kan ook combinaties maken door twee types aan te duiden. Wanneer je niets aanduidt, wordt automatisch op de drie types gezocht. Heb je je zoekopdracht ingevoerd en je keuze van types gemaakt? Duw dan op enter of klik op Zoeken en je bent klaar om de resultaten te bekijken.
Onder Eenvoudig zoeken vind je de optie om geavanceerd te zoeken. Hier kan je je zoekopdracht in stukken verdelen om zo specifiek te zoeken.
In het veld Titel kan je zoektermen invoeren die je in de titel wil zien verschijnen van een fiche. In het veld Datering kan je een datumbereik opgeven waarbinnen je resultaten vindt. In het veld Samensteller en het veld Beheerder kan je via een autosuggestie een samensteller of een beheerder selecteren. Typ de eerste drie letters van de gewenste samensteller en/of beheerder in en kies vervolgens de correcte naam uit de lijst. Dit is een ideale tool om een lijst op te vragen van alle fiches die gelinkt zijn aan een bepaalde samensteller of een specifieke beheerder. In het veld Trefwoord kan je via autosuggestie zoeken op relevante trefwoorden. Type de eerste drie letters van het gewenste trefwoord in en selecteer het correcte trefwoord uit de lijst. Je kan meerdere trefwoorden toevoegen aan je zoekopdracht door op dezelfde wijze een extra trefwoord toe te voegen. Het veld Geografie staat je toe om een geografisch trefwoord toe te voegen aan je zoekopdracht. Typ de eerste drie letters van de plaatsnaam in en selecteer vervolgens de correcte plaatsnaam. In het veld Materiaaltype tenslotte, kan je een materiaaltype specifiëren zoals bv. uitsluitend papier of digitale dragers.
Je kan alle velden naar hartelust combineren. Let wel op: bepaalde combinaties kunnen mogelijks 0 resultaten opleveren omdat de zoekopdracht te specifiek is of omdat bepaalde combinaties onlogisch zijn. Bepaalde velden, zoals trefwoorden en materiaaltype, berusten op labels die invoerders en gebruikers toekennen aan fiches. Als dit niet gebeurt, dan zullen er bepaalde fiches niet opduiken terwijl die in principe wel aan die zoekvoorwaarde zouden voldoen. De kwaliteit van die data berust mee in de handen van onze invoer- en gebruikersgemeenschap.
Wanneer je je zoekopdracht hebt ingegeven en op Zoeken hebt geklikt, kom je uit bij de zoekresultatenlijst. Hier kan je de verschillende fiches bekijken die beantwoorden aan je zoekopdracht. Bovenaan zie je Zoekresultaat verfijnen. Wanneer je hier op klikt, open je de filters waarmee je je zoekresultaten kan verfijnen. Met die filters kan je je zoekopdracht bijsturen en aanscherpen. Al gauw merk je dat de filters overeenkomen met de velden van geavanceerd zoeken.
Onder de filters vind je nog een vier andere knoppen: Alles op pagina selecteren, Alfabetisch ordenen, Datum en Aantal resultaten. Met Alles op pagina selecteren selecteer je, zoals de knop zegt, alle resultaten op de pagina. Naargelang het aantal resultaten dat beantwoordt aan jouw zoekopdracht, zal je meerdere pagina’s met resultaten hebben. Het is enkel mogelijk om de resultaten per pagina te selecteren. Via Aantal resultaten kan je wel het aantal resultaten dat getoond wordt per pagina aangepast worden. Je kan kiezen voor 20, 50, 100 of 150 resultaten. De knoppen Alfabetisch ordenen en Datum zijn sorteeropties om de zoekresultaten alfabetisch of chronologisch te ordenen. Wanneer je je zoekopdracht invoert, worden resultaten automatisch geordend volgens relevantie.
Je kan je resultaten ook exporteren in verschillende formaten. Wanneer je één of meerdere fiches aanduidt in de resultatenlijst, kan je op de download knop rechts bovenaan de lijst klikken. Hier kan je vervolgens kiezen voor een export in Excel, JSON of CSV. Naast de download knop vind je ook nog de optie om de resultatenlijst te printen.