Nee
Menu

Digitalisering

Inleiding

Bij digitalisering wordt informatie (afbeeldingen, tekst…) op analoge of papieren documenten omgezet naar digitale bestanden. Denk maar aan foto’s, affiches of oude papieren documenten. Je kan tegenwoordig thuis met een eenvoudige scanner documenten digitaliseren, maar soms worden door instellingen op grote schaal documenten gedigitaliseerd.

Waarom digitaliseren?

Naar overzicht

Er zijn verschillende redenen om een archiefstuk te digitaliseren. Het doel van de digitalisering zal de werkwijze bepalen. In principe geldt de regel dat een archiefstuk bewaard wordt in zijn originele vorm: digitale bestanden worden niet uitgeprint en papieren documenten wordt niet gedigitaliseerd. Er zijn echter redenen om hiervan af te wijken:

  • Digitalisering als preservatiemaatregel: er wordt een digitale kopie gemaakt omdat het originele archiefstuk in slechte staat is. Ook waardevolle stukken die vaak geraadpleegd worden en daardoor snel in verval kunnen raken, komen in aanmerking voor digitalisering. In deze gevallen wordt een digitale kopie aangemaakt om het origineel te beschermen.
  • Digitalisering voor publieke ontsluiting: het stuk wordt gebruikt in een digitale tentoonstelling of op een website.
  • Digitalisering op aanvraag: een onderzoeker of geïnteresseerde vraagt een kopie aan van het stuk. De papieren kopie is vervangen door de digitale kopie. Deze kopie kan worden bewaard.
  • Digitalisering om plaats en kosten te besparen: het archief neemt te veel ruimte in, wat geld kost. Om de kosten te drukken, zal vooral een archiefvormer geneigd zijn (een deel van) het archief te digitaliseren. Er kunnen echter juridische en archieftechnische bezwaren worden gemaakt t.o.v. het vernietigen van de originele papieren stukken. Daarom is een grondige analyse van de randvoorwaarden noodzakelijk.

Tips bij digitalisering

Naar overzicht
  • Stel duidelijke selectiecriteria op aan de hand van de doelstelling.
  • Respecteer het auteursrecht (voor auteursrechtelijk beschermde stukken moet toestemming gevraagd worden aan de bezitter van het auteursrecht).
  • De kwaliteit van de digitale kopie moet voldoende zijn voor het gekozen doel (controleer een eerste versie en stuur bij waar nodig).
  • Maak een moederkopie aan van een zo hoog mogelijke kwaliteit in een geschikt formaat. Kies voor een archiveringsformaat als je de kopie op lange termijn wil bewaren. De moederkopie wordt niet bewerkt. Bewerkingen gebeuren enkel in een nieuwe kopie van het moederbestand.
  • Bewaar het origineel zolang je niet beschikt over de nodige optimale bewaaromstandigheden en garanties op langetermijnbewaring van digitale bestanden.
  • Voorzie het gedigitaliseerde stuk van de nodige metadata (gegevens betreffende het archiefstuk).

Meer info over digitalisering van tekst- en beeldmateriaal vind je op TRACKS. Zie ook de Handleiding: Digitaliseren en ontsluiten van prenten- en fotocollecties (CAG), Handboek digitaliseren van documenten (FARO), Praktische handleiding digitaliseren (AMVB).

Voorbeelden van digitaliseringsprojecten

Naar overzicht


- Itinera Nova van het Leuvens Stadsarchief
- Digitalisering van bronnen in het AMVB
- Liber Floridus van de Universiteitsbibliotheek Gent
- Europeana
- Google Boeken

Terug naar toolbox