Het resultaat van de beschrijving van een archief wordt een inventaris genoemd. Ook stukken uit een collectie kunnen we beschrijven. We noemen dat een catalogus. Via een inventaris of catalogus ontsluit je het archief of de collectie. Door een overzicht te maken van de inhoud, weet een geïnteresseerde welke stukken men in het archief of de collectie kan vinden. Ook de verantwoordelijke van een bewaarplaats weet op die manier waar hij de gevraagde stukken moet uithalen.
Inleiding
Verschillende fasen bij inventariseren
Naar overzichtHet inventariseren van een archief verloopt in verschillende fasen. In de eerste fase maak je een plaatsingslijst op: een overzicht van de archiefbestanddelen in de volgorde waarin ze opgeborgen zijn. Bij het opstellen van zo’n lijst worden de archiefbestanddelen geschoond, beschreven en verpakt. In de tweede fase kan je een uitgebreide inventaris opmaken door de archiefbeschrijvingen te rangschikken volgens een archiefschema. In de laatste fase werk je de inventaris af.
Een belangrijke tip voordat je begint: grijp zo weinig mogelijk in in de bestaande orde van een archief! De archiefvormer heeft het archief om bepaalde redenen zo samengebracht (zie structuurbeginsel). Om een archief te inventariseren, is het niet nodig om het eerst te ordenen. Je behandelt de archiefbestanddelen één voor één, in de volgorde waarin je ze aantreft. Op die manier is de kans kleiner dat je de oude orde verstoort en vereenvoudig je het werk. Het is echter best mogelijk dat in het verleden de orde verstoord werd door verhuizing van de stukken of door het ingrijpen van derden. In dat geval mag je documenten die bij elkaar horen, bij elkaar brengen en samenhouden.
Fase 1: een plaatsingslijst opmaken
Naar overzichtStap 1: Schonen
Verwijder eerst alle schadelijke elementen, zoals paperclips, elastiekjes, plastic mapjes en ringmappen. De bij elkaar horende documenten kan je bijeenhouden door zuurvrije mappen of wikkels. Zuurvrij materiaal kan het archief beter beschermen tegen verzuring. Informatie die op de originele verpakking staat, kan nuttig zijn voor de beschrijving van de documenten, of voor inzicht in de structuur van het archief. Verwijder ook reclame en dubbele of overbodige documenten, zoals verslagen waarvan extra exemplaren werden geprint, blanco bladeren of omslagen. Het volstaat om enkele goede exemplaren te bewaren van folders, flyers, affiches. De resterende voorraad mag worden weggegooid.
Stap 2: Beschrijven
Bij het opmaken van de plaatsingslijst - dat kan bijvoorbeeld in Word of Excel - worden alle archiefbestanddelen één voor één beschreven. Die beschrijving bestaat uit minstens vijf elementen, gebaseerd op de internationale beschrijvingsstandaard: nummer, redactionele vorm, inhoud, datering en omvang. Voorbeelden van sjablonen vind je hier. Er bestaan speciale inventarisatieprogramma’s maar die zijn duur en helemaal niet nodig.
Nummering: de archiefbestanddelen worden doorlopend genummerd (1,2,3…) met één uniek nummer per archiefbestanddeel. Dit nummer schrijf je na verpakking op de map.
Redactionele vorm: geef aan over welk type document het gaat: brief, lijst, register, verslag, statuut, kasboek, affiche, foto, plan, uitnodiging, film, contract, enzovoort. Meerdere documenten samen krijgen een meervoud, zoals statuten of verslagen van vergaderingen. Diverse stukken met verschillende redactionele vormen die over één zaak gaan, worden omschreven als “dossier over…
Inhoud: omschrijf zeer beknopt de inhoud van het stuk of dossier (over wie gaat? waarover gaat het? …). Het is niet nodig om de volledige inhoud van de documenten weer te geven. Inhoud gaat meestal hand in hand met de redactionele vorm, zoals ‘verslagen algemene vergadering’ of ‘ledenlijst’.
Datering: noteer het jaartal dat de stukken werden opgemaakt. Bij dossiers die meerdere stukken bevatten, noteer je het jaartal van het oudste en van het jongste stuk, bv. 1993-1996. Als je de datering niet kent, noteer je ‘z.d.’ (‘zonder datum’). Als de datum niet op het document staat, maar je kan hem afleiden uit de context: vermeld de datering tussen vierkante haakjes, bv. [1996], bij meerdere documenten [1960-2015]. Dit betekent 'bij benadering'.
Omvang: geef een indicatie van de omvang van het archiefbestanddeel. Daarvoor worden de volgende standaardtermen gebruikt:
- Een stuk: het archiefbestanddeel bestaat uit 1 tot 4 losse stukken. Let op: dit slaat niet op het aantal bladzijden, maar op het document in zijn geheel (bv. de tekst van een toespraak van 6 pagina’s is 1 stuk)
- Een omslag: het bestanddeel bestaat uit meer dan 4 stukken, maar is dunner dan ca. 2 cm
- Een pak: het bestanddeel bestaat uit meer dan 4 stukken, maar is dikker dan ca. 2 cm
- Een deel: dit slaat op ingebonden stukken, bv. een register of een schrift = 1 deel
- Bij andere dragers dan papier of perkament wordt de drager zelf vermeld: 2 video’s, 1 dvd, 3 cd’s, 5 USB-sticks, 4 harde schijven...
Voorbeelden van een beschrijving:
Stap 3: verpakken
Nadat je het archiefbestanddeel beschreven hebt, verpak je het in een zuurvrije map. Het beschrijvingsnummer schrijf je in zacht potlood rechtsonder op de map.
Als het archiefbestanddeel te omvangrijk is voor één map, kan je twee (of meer) mappen gebruiken. Je geeft dit ook aan in de nummering (bv.: nr. 45 is verdeeld over drie mappen, de nummering wordt dan: 45 (1/3), 45 (2/3), 45 (3/3).
Bovenaan rechts op de map, schrijf je de naam van het archief “Archief van [naam archiefvormer]”, bijvoorbeeld, Archief van FC United.
Vervolgens plaats je de mappen op volgorde in een zuurvrije archiefdoos. Wanneer de doos vol is - er moet nog voldoende ruimte zijn om er één hand in te krijgen - schrijf je ook op de zijkant van de doos de naam van het archief + de beschrijvingsnummers die erin zitten. Je kan ook een etiket kleven met deze informatie.
Als de inventarisatie is afgerond, plaats je de dozen in volgorde op een rek of in een kast (beide liefst in metaal), met het opschrift of etiket naar voren.
Op het einde van fase 1 zijn alle archiefbestanddelen geschoond, beschreven en zuurvrij verpakt. Je beschikt nu over een plaatsingslijst van archiefbestanddelen, in de volgorde waarin je ze aantrof en waarin ze opgeborgen zijn. Die lijst geeft je een overzicht van de inhoud van je archief en laat je toe om documenten snel terug te vinden.
Fase 2: archiefbeschrijvingen ordenen volgens een archiefschema
Naar overzichtIndien gewenst, kan je in deze fase de beschrijvingen op papier ordenen volgens een archiefschema. Daarbij wijzig of verplaats je niet de fysieke stukken in de archiefdozen maar wel de beschrijvingen op papier.
Een archiefschema weerspiegelt de functies en taken van een archiefvormer. Het is het gemakkelijkst om te vertrekken vanuit een modelschema, en dit eventueel aan te passen aan de specifieke situatie van jouw vereniging. Je kan daarbij vertrekken van volgend sjabloon:
Nog enkele tips:
- Je kan aan dit sjabloon onderdelen toevoegen of schrappen, maar beperk het aantal indelingsniveaus, anders wordt het schema onoverzichtelijk.
- De hogere indelingsniveaus moeten de taken/activiteiten of het organigram van je vereniging weerspiegelen.
- Werk steeds van algemeen naar bijzonder.
- Zorg ervoor dat de indelingen duidelijke namen hebben en elkaar niet overlappen.
Als je archiefschema klaar is, plaats je alle beschrijvingen uit je plaatsingslijst (fase 1) onder de juiste titel. Bijvoorbeeld, alle beschrijvingen van jaarverslagen zet je samen onder 1.1. Jaarverslagen en algemene overzichten. Zoals reeds aangegeven, moet je in de dozen zelf niets veranderen.
Fase 3: de inventaris afwerken
Naar overzichtAls alle beschrijvingen een plaats hebben gekregen in het archiefschema, moet je enkel de archiefinventaris nog afwerken. Die afwerking omvat de volgende elementen:
De beschrijvingen chronologisch rangschikken
Rangschik de beschrijvingen - per titel - chronologisch:
- Ongedateerde beschrijvingen plaats je bovenaan
- Daarna volgen de beschrijvingen met een datering, van oud (bovenaan) naar jong (onderaan)
Beschrijvingen samenvoegen
Na het opstellen van het archiefschema, kan je merken dat bepaalde archiefbestanddelen samen horen, bv. losse stukken die in een bepaald dossier horen te zitten. Het is dan aangewezen om die beschrijvingen samen te voegen. In dit geval is het soms wenselijk om ook de fysieke stukken zelf samen te voegen, daarover lees je meer in Hoera, een jubileum?!, p. 70-71.
Algemene gegevens en inleiding schrijven
Noteer de titel van het archief, de naam van de auteur en de datum van opmaak op een titelblad. In de inleiding vermeld je beknopt de geschiedenis en de structuur van je vereniging en van het verenigingsarchief, de omvang van het archief en een korte beschrijving van de aanpak van de inventarisatie. Indien gewenst, kan je een literatuurlijst over je vereniging toevoegen. Hier zie je hoe een inventaris er kan uitzien.
Het is mogelijk dat de basisinformatie over je archief, die je aanvankelijk noteerde (titel, omvang, datering, inhoud, locatie) gewijzigd is. Pas die wijzigingen aan, en geef ze ook door aan Archiefpunt. Ook wijzigingen door latere aanvullingen van je archief, geef je het best door aan Archiefpunt. Zo blijft de steekkaart van je archief in de Archiefbank up-to-date.