Het ontstaan van de archiefdienst van Delhaize gaat terug tot eind 1990 en ontleent haar legitimiteit aan de pioniersrol van Delhaize in het voedseldistributienetwerk in België. Ze heeft het statuut van oudste verdeler in de wereld en is nog steeds actief in deze 'core business’. Delhaize heeft beslist om het archief binnenshuis te bewaren en te beheren daar waar anderen dit door externe medewerkers laten doen, er geen interesse voor hebben of er zich simpel en gewoonweg van ontdoen.
De eerste evidente reden is het behoud van de economische waarde, want archieven zijn een inspiratie- en referentiebron en een bewijs voor de winst van de onderneming. Een tweede reden is goed bestuur. Het bedrijf beschouwt het als zijn verantwoordelijkheid om zijn permanent karakter te behouden door het legaat van vijf generaties, medewerkers en klanten die hebben bijgedragen tot zijn succes. De archiefdienst ziet zichzelf als de bewaarder van een collectief geheugen dat de sectorgeschiedenis overstijgt door een bijdrage te leveren aan de economische, sociale en culturele geschiedenis.
De archieffondsen van Delhaize worden gekenmerkt door hun veelzijdigheid. Naast de centrale bewaarfunctie van de 'historische fondsen' of de thesaurus, bewaren de meeste afdelingen archieven van dagelijkse operationele handelingen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor stedenbouwkundige plannen en documenten van grootwarenhuizen, het merkendepot, de personeelsdossiers, de marketing en de communicatie, alsook de strategische documenten die voortkomen uit het management. Eenmaal geklasseerd, worden de documenten naar het historisch fonds overgebracht. Men mag niet vergeten te vermelden dat het historisch fonds bestaat uit een groep van documenten afkomstig uit wijlen de 'Groep Delhaize' die voornamelijk zijn samengesteld uit archieven m.b.t. de internationale uitbreiding van de groep vanaf 1974.
Ook belangrijk is dat er naast de interne fondsen ook nog andere bronnen bewaard worden bij musea, gemeentelijke archieven, privécollecties en onlinewinkels die nuttige en complementaire informatie bevatten over het erfgoed van dit bedrijf (Voor meer informatie zie: Teughels (Nelleke). Mag het iets meer zijn? Kleine kruidenierswinkels worden big business, Delhaizes frères et Cie (1867-1940), doctoraatsverhandeling, VUB, 2014).
Het Delhaizearchief heeft de ambitie om nuttig te zijn voor de maatschappij en zo goed als mogelijk aanvragen te beantwoorden. Om praktische redenen is de toegang beperkt. De aanvraag moet gegrond en goed beargumenteerd zijn: bijvoorbeeld projecten voor academisch onderzoek, voor een culturele tentoonstelling of voor een publicatie.
Beschrijving van het Delhaizearchief
Het 'historische fonds' of Thesaurus verzamelt de oudste archieven van de bedrijfstransacties. Deze archieven zijn voornamelijk bijeengebracht vanuit een interne en vrijwillige overheveling en verder ook door schenkingen en verwervingen. De archieven kunnen met een gemotiveerde aanvraag worden geraadpleegd. Sommige archiefbescheiden zijn niet toegankelijk omwille van de privacywetgeving.
De afdelingsfondsen zijn samengesteld uit archieven die door de afdelingen zelf worden bijgehouden om operationele redenen. De meeste van deze archieven zijn niet toegankelijk.
Een nieuwe aanpak
Rendabel
Sinds een jaar of vijftien dragen de archieven van Delhaize bij tot het versterken van het merk op de Belgische markt, het rendabel houden van het bedrijf en het handhaven van zijn positie bij het publiek. Ze zijn een bron om de bedrijfsidentiteit te bevestigen, ze bewijzen dat het bedrijf kan innoveren, dienen, scheppen en dat het ook eerlijk is.
Ze zijn een model op het gebied van bedrijfsarchieven omwille van de rijke inhoud van de collectie die betrekking heeft op het dagelijks leven van mensen sinds 150 jaar. Ze zijn ook een voorbeeld van vrije toegankelijkheid: onderzoekers, pers, particulieren en culturele producers kunnen de archieven raadplegen.
De archieven maken partnerships en er wordt naar gerefereerd. De archiefstructuur is gebaseerd op enerzijds een 'oud' fonds van de familiale vennootschap (1867-1962), die naast een documentaire tevens een erkende museale waarde heeft en anderzijds op een 'modern fonds' van de naamloze vennootschap (sinds 1962) die het meest wordt gebruikt en ook het meest aansluit bij de huidige modellen.
Het oude fonds wordt het minst gebruikt (maar dat is relatief) en heeft een museaal en historisch belang. Dit interesseerde blijkbaar de organisatoren van het Huis van Europese Geschiedenis. Dit project wordt geleid en gefinancierd door het Europees Parlement.
Legitimiteit
Soms wordt de legitimiteit van de afdeling archieven in vraag gesteld: "archiefbeheer is niet onze voornaamste taak" en "zou dit beheer niet naar een bevoegde instelling overgeheveld kunnen worden?" Deze vraag is niet legitiem. Op lange termijn zou een dergelijke afdeling nutteloos kunnen zijn door de digitalisering van dragers, het recordmanagement en de automatisering. Maar op lange of korte termijn is de aanwezigheid van een specialist van belang. Zijn acties zullen efficiënter worden als hij dagdagelijks betrokken en op de hoogte is van de grote strategische lijnen, zodat hij een documentatieselectie kan maken en de belangrijkste stukken kan bewaren. De archivaris is aldus niet enkel een bewaarder maar heeft ook een rol binnen het bedrijf.
Een mogelijke formule zou bv. depotgeving kunnen zijn. Het archief wordt bewaard in een collectiebeherende instelling maar het bedrijf blijft eigenaar en kan op elk moment beschikken over en gebruikmaken van documenten in het kader van activiteiten. Dit houdt een selectie (sommige documenten hebben nog steeds een vertrouwelijk karakter) en een voorafgaande digitalisering in.
Bronnen:
- Arduin, AMVB, jg. 11, nr. 22.
- Collet Emmanuel, Delhaize Le Lion, Grocers since 1867, Delhaize Group, Lannoo, 2003.
- Steekkaart in Archiefbank: Archief Delhaize. 1866-heden.
